torsdag 24. september 2015

Mobilapp fjerner tidstyver

DN om mobilappen som fjerner tidstyver
Denne uken lanserte Direktoratet for økonomistyring (DFØ) en ny mobilapp som gjør at ansatte i staten kan logge arbeidstid, søke fravær og registrere sykefravær direkte på mobilen, Med DFØs app kan foreløpig 40.000 statsansatte registrere timer, få oversikt over fravær og søke om fri. Senere vil det også bli mulig å fylle ut reiseregninger og laste ned alle bilag direkte fra mobilen til systemet som behandler reiseregningene.

Hvorfor er dette viktig og hva har det med tidstyver å gjøre? Jo, DFØs egne undersøkelser av tiden det tar å logge inn og registrere tid på den nye appen viser at brukerne bruker opptil 80 prosent mindre tid på å registrere timer i appen fremfor å gjøre det i en egen portal på pc-en. Det er tid som til sammen tilsvarer rundt 90 årsverk i staten. Da snakker vi om såpass store gevinster at både finansminister Siv Jensen og kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner var invitert og fikk teste hvordan mobilappen, som kan lastes ned både fra iTunes App Store og Google Play, fungerer. 

Så er det et par viktige ting det kan være grunn til å legge tid. Det ene er at denne mobilappen til vinteren kommer i en utvidet versjon som også kan ta seg av reiseregningene. Det er en oppgave som kan være nokså tidkrevende for ansatte som reiser mye, men nå som kravet om originalbilag er fjernet kan man bruke mobilappen til å ta bilde av kvitteringer og laste rett inn i systemet, noe som kan spare ansatte for mye tid.

Det andre, som også nettavisen Digi.no er opptatt av, er at det bare har kostet 2,6 milloner kroner å utvikle appen. Det er billig sammenlignet med å fjerne tidstyver tilsvarende 90 årsverk, og på sikt kanskje mer enn dobbelt så mye tid når løsningen kan brukes av flere ansatte og også omfatter en løsning for reiseregninger. Og det er veldig billig sammenlignet med en investering i et stort nytt ERP-system, som jeg antar koster flere hundre millioner kroner, og kanskje et milliardbeløp. Appen bruker data som ligger i eksisterende systemer, men skaper et enkelt og brukervennlig grensesnitt på toppen, noe som også gjør at man kan modernisere og utvikle de underliggende systemene uten at brukerne behøver å merke så mye.

Jeg synes dette er et veldig godt eksempel på hvordan det slett ikke er slik at it-løsninger må være store, kompliserte og koste mye penger for å gjøre jobben. I noen tilfeller er det investert mye fra før, men for å få hentet ut gevinsten handler det om å lage noe enkelt, en selvbetjeningsløsning på nett eller en app på mobilen, som utnytte systemer som allerede finnes på en bedre måte.