Regjeringens forenklingsstrategi for næringslivet

Regjeringen la før sommerferien frem en ny strategi som skal gi næringslivet en enklere hverdag, med overskriften "Enklere, mindre, bedre".  Den har sneket seg litt under oppmerksomhetsradaren for mange, tror jeg, for den kom i slutten av juni, i skyggen av stortingsinnspurt og Fotball-VM.

Selve dokumentet er kort, på under 20 sider, og er spartansk utformet, uten ordenlig forside og et eneste bilde, figurer, grafer, og ikke engang en riksløve. Her har man ikke kastet bort statens penger på pynt. Eller kanskje den måtte ut før den var helt ferdig, også tekst, gjennomføringsbeskrivelser og plassering av ansvar kan tyde på at det ikke ble helt ferdig.

Men et forord fra nærings- og fiskeriminister Cecilie Myrseth er der, riktignok uten andre statsråder som medavsendere slik det ellers gjerne pleier å være når flere statsråder må samarbeide. Og selv om strategien ikke virker helt ferdigtenkt, og hvordan man rigger seg for å jobbe med denne type organisatorsk, juridisk og digital kompleksitet ikke kommer så klarat frem, så er det flere interessante erkjennelser her som det blir spennende se hvordan tas videre. For å ta det i tur og orden, fra hva som har vært før, til hva som skal gjøres nå:.

Forenklingenes evolusjon

Den nye regjeringensstrategien er ikke den første forenklingsstrategien i historien, og også den sittende regjeringen har jobbet med forenklinge før. Men den nye strategien bryter med en 15 år lang tradisjon ved at den ikke inneholder et tallfestet kronemål for hvor mye næringslivets kostander skal ned. Første slike kronemål kom under Stoltenberg II i 2011 og lovet 10 milliarder i årlige besparelser for næringslivet innen 2015. Norge hadde fått en annen regjeringen i 2015, men den videreførte besparelsesambisjonene, og la på enda mer. Solberg-regjeingen kunne derfor fortelle at besparelser på 17 milliarder kroner for næringslivet ble nådd i 2017. 

Regjeringen publisert rapporter om disse tiltakslistene, om hva som ble gjennomført, og hvordan det summerer seg opp til de millardbeløpene som var lovet. Her er rapporten for 2011-2017 som redegjør for 17 milliarder i besparelser, og her er her er rapporten for 2017-21 som redegjør for ytterligere 10,7 milliarder i besparelser for bedriftene. Det er lange lister med tiltak, til dels små beløp, og noen store, og den siste rapporten er hele 5 milliarder av de 10,7 milliardene noen mer eller mindre gode anslag på tidsbesparelser på grunn av flere suksessive forbedringer i AltInn. Så, litt smått og stor om hverandre, og litt ulikt presisjonsnivå.

Så må det også nevne at disse tallene gjelder besparelser knyttet tiltakene i rapporten, ikke summen av alle rapporteringsbyrder for næringlivet. Nye rapporteringsbyrder og lovkrav til bedriftene, knyttet til for eksempel hvitvaskingsregelverk, GDPR, åpenhetslov, likestillings- og diskrimineringslovverk er nevnt som i rapportene som noe som øker rapporteringsbyrden, men de er ikke regnet på. Så når ulike regjeringen sier de har forenklet for et tallfestet beløp, men små og mellomstore bedrifter likvel klager på at de opplever mer byråkrati, og at rapporteringsbyrden har blitt større, så kan den siste opplevelsen være helt riktig. Summen av byrder kan ha økt, til tross både noen gode tiltak og gode intensjoner.

Ambisjoner som ikke ble nådd: 2021-25

Når vi så kommer til Støre-regjeringen ambisjoner om å forenkle vekk ytterligere 11 milliarder i kostnader for bedrfitene innen 2025, så forteller den siste rapporten om Forenknlingsarbeidet for næringslivet 2021-25 at slik ble det ikke. Målet som ble fastsatt i regjeringsplattfomen fra Hurdal ble ikke nådd. Rapporten etter 4 års innsats har funnet forenklinger som summerer seg til bare 7 milliarder kroner, men da har den tatt inn både tiltak som ikke var med i planen, og ting som ikke ennå er gjennomført, som 1 milliard spart med obligatorsk bruk at e-faktura i privat-privat transaksjoner. Obligatorisk efaktura er sikkert et bra tiltak av hensyn til både kriminalitetsbekjempelse og sikkerhet, men det er strengt tatt ikke en forenkling, men et nytt pålegg til næringslivet. 

Det er også interessant å lese i den siste rapporgen hvordan tiltak under Kommunaldepartementet, som forenklinger av prosesser for plan og bygg, og tiltak under Samferdselsdepartementet, som digitale informasjonstjenester og Vegportalen, har fått større plass i foreståelsen av hva forenklinger for næringslivet handler om. Når de mest bedriftsnære tjenestene, som regnskap, revisjon, selskapsetablering, meldinger om selskapshendelser osv allerede er digitaliserert, og vi har forlengt har forlatt det papirbaserte på andre områder, så slipper vi opp for tiltak der vi erstatter papirbaserte rapporteringsprosesser med nye digitale tjenester som gjør akkurat det samme, men raskere. 

Når vi slipper opp for enkle forenklinger må vi gå løs på ting som er vanskeligere, og vanskelige ting i forholdet mellom myndigheter og næringsliv er det mer enn nok av. Men det krever andre måter å jobbe på, fordi det er mer komplekst. Det kan være lovverk som overlapper og ikke henger sammen. Det kan være innrapporteirng av samme opplysninger flere steder, eller at det man innrapporterer strengt tatt ikke brukes til noe, og kan fjernes. Eller det kan være å legge til rette for digitale økosystemer og tjenester om gjør det mulig å automatisere innrapporteringer ved å hente data direkte fra fagsystemer, eller å bruke data som allerede er delt i andre sammenhenger. 

Digitale øksystemer og deling av data

Det kan høres enkelt ut, men i en offentlig forvaltning er det ikke uten videre enkelt å edle data på tvers av sektorer og nivåer, eller å bygge digitale løsninger som virker på tvers. Og selv om det er mulig rent teknisk, er det ikke nødvedigvis enkelt juridisk, organisatorsik eller budsjettmessig. Lover og budsjetter styres av sektorer. 

I en urolig verden med klimaendringer, sikkerhetsutfordringer og organiserert kriminalitet er det dessuten mange ting politikere tenker at de ønsker å regulere mer, og skal man regulere mer, og føre mer tilsyn, så må man stille krav til virksomhetene om å opplyse om ulike ting. Slik at de kan legges i offentlige registre. For hvert nye problem som skal løses kan vi få krav om å lage et nytt offentlig register. Hva med et bærekraftsregister, et kundekontrollregister , eller et materialforbruksregister? 

Brønnøysundregistrene har i dag 17 registre, og kan sikkert lage enda flere hvis de får mer penger. Men et nytt register for hvert nye samfunnsproblem er neppe veien å gå. Og i hvert fall ikke hvis mye av denne informasonen allerede finnes i andre registre, eller i bedriftens it-systemer, og blir delt med leverandører, partnere og banker. Da er jo ikke utfordringen å utvikle nye rapporteringsløsninger og registre, men å automatisere datainnhenting og deling av det som allerede finnes, og sørge for at de som trenger data som allerede finnes kan få tak i den. Men hvordan gjør man det? Og hva koster det? Og er det på toppen mulig å skape noen verdier for næringslivet og samfunnet av å ha disse dataene i delbar form?

Når problemet ikke lenger er at den enkelte prosess er manuell og papirbasert, men at lover og forskrifter har overlappende eller motstridende krav, at samme begrep har ulik betydning i ulike lover, at det er for dårlig koordinerte tilsyn og mangelfull datadeling mellom tilsynsmyndighetene, at det er dårlig datakvalitet i registrene som gjør at informajonen ikke kan brukes, eller rett og slett at man ikke har tid til å følge opp all den informasjonen man faktisk har, hva da? Vel, det er den type redefinering av retningen og virkemidlene en ny forenklingsstrategi må komme med. Og den må tydeliggjøre hvem som tar ansvaret for å rydde opp.

Fra plikt til flyt: Strategi 2026-29

Og da er vi tilbake til den nye forenklingsstrategien. Gir den oss dette moderniserte blikket på hvordan utfordringsbildet og løsningsmulighetene ser ut? Og beskriver den et målbilde, noen prioriteringer og noen ansvarsplasseringer som bidrar til en realistisk og farbar vei for å faktisk få det til? Det man kan kalle en strategi?  

Svaret er vel perspektivet og analysene er blitt mye bedre, mens det som handler om hvem og hvordan det skal gjennomføres ikke er så lett å få tak på. Litt om begrepene og overskriftene. Strategien bruker begrepene "enklere, mindre, bedre" på forsiden og i et forord fra næringsministeren, der enklere handler om at det skal bli enklere å drive bedrift når vi får effektiv dataflyt og automatisert behandling av data. Det skal bli mindre kostander for bedriftene i form av rapporterings- og etterlevelseskostnader. Og bedre handler om at myndighetene må bli bedre til å sørge for at opplysninger som allerede er delt fra bedriftene må kunne brukes vider av myndighetene.

En annen vel så viktig overskrift og forklaring på hva strategien ønsker å oppnå finnes i rapportens underkapittel "Fra plikt til flyt", et begrep som som forklarer problemforståelsen regjeringen legger til grunn, og som jeg tenker er en god retningsbeskrivelse. Der sier dokumentet at:

"For å øke produktiviteten og konkurranseevnen til norsk næringsliv vil regjeringen samarbeide med næringslivet om et langsiktig målbilde for å øke automatiseringsgraden i bedriftene og forbedre samspillet mellom næringslivets og myndighetenes systemer. Målbildet, som benevnes «Fra plikt til flyt», vil ta utgangspunkt i de byggesteinene som er på plass eller under innføring – blant annet pliktig digital bokføring og digitale virksomhetslommebøker – og identifisere nødvendige tiltak. 

Aktuelle tiltak som støtter opp under automatisering, kan være videreutvikling av standarder, insentiver for økt bruk og deling av data fra offentlig sektor. Sentralt i et slikt målbilde er også muligheten for at opplysninger kan kontrolleres mot flere kilder i nær sanntid, og at revisjonsspor kan følge med, noe som reduserer muligheten for manipulasjon og svindel. Dermed blir effekten ikke bare forenkling, men også forebygging av økonomisk kriminalitet. 

På enkelte områder kan det være mulig at rapporteringen bortfaller helt, selv om myndighetene fortsatt har behov for informasjonen. Et eksempel er at myndighetene henter informasjonen direkte fra transaksjonsdata eller får direkte tilgang til særskilte data hos virksomhetene. Når digitale virksomhetslommebøker er etablert, vil myndighetene kunne hente informasjon direkte fra disse."

Digitale virksomhetslommebøker, Tilda og fagsystemer

Budskapet i "plikt til flyt"-analysen er at myndighetsrapportering kan være byrdefullt for bedriftene, og i noen tilfeller unødvendig, men at mye av det som gjøres i bedriftene med å samle inn, forvalte, aggregere og kvalitetssikre opplysninger gjøres uansett. Av den enkle grunn at virksomhetes egen ledelse, styre, bank, kunder, leverandører og eiere også trenger informasjon som gjør det mulig å ser bakover og planlegge fremover. Bedriftene har digitale systemer for å ivareta disse behovene, og det er disse dataene som uansett er utgangspunktet for å kunne drive med myndighetsrapportering. Statens strategi må derfor være å sørge for at dette ikke blir ekstraarbeid på toppen, men kan bygge på det som allerede finnes av data og digitale systemer. 

Strategien fremhver derfor standardiserte fagsystemer og samarbeid med fagsystemleverandørene til næringlivet for å komme videre. Det er bra. Dokumentet har også veldig tro på utviklingen av digitale virksomhetslommebøker gjennom nytt EU-regelverk som en bærer av ulike attester, sertifikater, kvalifikasjonsbevis, og rett og slett alt mulig av dokumetasjon på at man er lovlydig og ordentlig. 

Både digitale fagsystemer og digitale virksomhetslomebøker er bærere av virksomhetsdata, og kan tilgjengeliggjøre data åpent og automatisk mellom to parter som ønsker å dele, slik at det ikke er snakk om noen innrapporteirng, men at myndighetene selv henter data når den trenger dem. Så i sted for å si at nye offentlige registre skal løse alt, eller bruke av standardiserte fagsystemer skal løse alt, eller virksomhetslommebøker skal løse alt, så må disse tre måtene å oppbevare viktig informasjon på eksistere sammen i et mest mulig effektivt økosystem av data og tjenester. Den erkjennelsen er viktig.

Jeg synes også det er oppmuntrende at stategien har fått et eget kapittel 6 om "Bedre tilsyn" som beskriver gevinstene ved at tilsynsetatene deler data med hverandre og andre kontrollmyndighter, og viktighten av å bruke den felles datadelingsløsningen Tilda som verktøy for å tilgjengeliggjøre og dele data. Strategien sier at:

"Tilsynsmyndigheter skal i størst mulig grad benytte data som allerede er tilgjengelig i offentlige registre og digitale systemer, fremfor å kreve manuell innrapportering fra virksomhetene. Der digitale data gir tilstrekkelig informasjon, skal antall fysiske tilsynsbesøk reduseres. Automatisert datafangst skal bidra til at tilsynsmyndigheten er bedre forberedt og at tilsynene blir mer målrettede når fysiske besøk likevel er nødvendige. For næringslivet selv er det verdifullt å få tilgang til egne tilsynsdata i Tilda for å kunne dokumentere regelverksetterlevelse overfor sine kunder og forretningspartnere på en effektiv og troverdig måte."

 Det uforløse i strategien

Så er dessverre ikke alt i orden fordi det er skrevet en ny strategi og selv om mye som står der er godt tenkt. Det kan nesten virke som noen ga opp da strategien skulle beskrive hva man faktisk gjør for å oppnå den koordingen og styringen som kreves for å nå ambisjonene. En digital strategi som forenkler for bedriftene ved å legge opp til å hente dataene der de finnes, og ikke gjennom tradisjonell rapportering, er ikke gratis for staten. Den forutsetter at staten er organiserert slik at dette er mulig å få til, og det krever at det tilrettelegges for et digitalt økosystem som kan hente data og forvalte en helt annet type digital dataflyt.

Knappere økonomiske rammer gjør at det verken er penger eller kapasitet nok til å gjøre alt samtdig heller, så en eller annen prioriteringsprosess må det også være, der tiltak som kan gi stor samfunnsmessig gevinst må prioriteres. Noen plan for en slik prioritering er det ikke i strategien. Det er riktignok fem indikatorer for hvordan effekten av forenklingene skal måles:

• Reduksjon i næringslivets samlede tidsbruk knyttet til rapporterings- og dokumentasjonskrav
• Reduksjon i antall rapporteringsplikter som leveres på papir
• Økning i antall automatiserte rapporteringer (maskin-til-maskin)
• Økning i gjenbruk av data
• Færre særnorske byrder sammenlignet med EU 

Men igjen av disse indikatorene er utstyrt med måleverdier, nullpunkt eller frister, så vi vet ikke akkurat hva som skal måles eller hvordan det skal måles. Det antydes at Oppgaveregisteret skal utpekes som hovedverktøy for denne målingen, men strategien slår fast at det da er snakk om et "oppdatert og mer komplett oppgaveregister", ikke det vi har nå. Når måleverktøyet mangler og det er ikke satt noen tidsfrist, noen ansvarlig eller noen prosess for å gjøre det, er det ikke lett å vite hvordan en suksess ser ut.

Forenklingsstrategiens foreløpige marsjordre for å arbeide med forenklinger er å gi departementene og etatene en del "aktivitetsplikter" når det gjelder å gjennomgå regelverk, sikre digitalt førstevalg i nytt regelverk, utarbeide interne forenklingsplaner og rapportere årlig på status og gevinster. Etatene skal modernisere prosesser, utvikle API-baserte tjenester, sikre deling og gjenbruk og identifisere overlappende krav. Det står ikke noe om når disse forenklingsplanene skal foreligge, hvem som skal godkjenne dem, hvor og hvordan de skal kommuniseres utad, eller hva man gjør hvis to sektorer lager planer som ikke lar seg forene. Hvem bestemmer når ansvar overlapper, eller når det er hull som ikke dekkes?

Ledelse og koordineringsanvar

Slik jeg forstår det er "Fra plikt til flyt" først og fremst å lage et fremtidig målbilde som ennå ikke finnes, men som skal utvikles i samarbeid med næringslivet, fagsystemleverandører og andre berørte. Berørte finnes det fryktelig mange av, både på myndighetssiden, der både stat og kommune må bidra til forenkling, men også i næringsliv, næringslivsorganisasjoner, og hos ulike digitale muligjørere og leverandører. Å lage et felles målbilde kan derfor ta lang tid. Vi får håpe det er tenkt på en fremdriftsplan for dette. Men en slik plan med aktiviteter og frister finnes ikke i forenklingstrategien.

Noe som er en god retning og ambisjon helt overordnet, risikerer derfor å bli lammet i gjennomføringsfasen dersom det ikke kommer en tydelig plassering av lederansvar og beskrivelse av rollene til de ulike som må bidra. Sannsynligivs må innsatsen også deles opp i noen håndterbare gjennomføringsbiter der man for eksempel skiller mellom hva som er nasjonale "fellesløsninger", det vil si digitale ressurser og løsninger som går på tvers av sektorer og bransjer og må styres fra et sentralt sted, og hva som best håndteres av de ulike sektorene og bransjene selv i utgangspunktet, men der man må ha noen koordineringsroller og sjekkpunkter.

Norsk offentlig forvaltning er sektorisert og byggesteinene i det digitale økosystemet er spredt, kanskje for spredt. I budsjettprosessen kjemper statsråder og etatsdirektører for sine egne satsingsforslag, men det er ikke alltid lett å få øye på hvem som kjemper for fellesløsningene, eller som tar orkestratorrollen på toppen. Da Rikrevisjonen undersøkte måloppnåelsen når det gjelder statens tilrettelegging for deling og gjenbruk av data (Dok. 3:8, 2023–2024) slo de fast at det i dag ikke er et departement som har tatt styringsansvaret, eller en orkestratorrolle. Og at konsekvensen er at vi ikke når de høye politiske ambisjonene som er satt for verdiskaping og effektivisering gjennom datadeling.

Den rapporten fra Riksrevisjonen hadde også en bred omtale av Tilda, datadelingsløsningen for deling av tilsynsdate. Den beskrev mangelfull måloppnåelse for ambisjonen om å dele tilsynsdata digitalt fordi mange har anvar for hver sin bit, det vil si hver sine tilsyn, men det å bygge løsningene som gjør at man kan dele og gjenbruke data er ikke et tydelig ansvar hos noe departement. Og for få i sektorene tar ansvar for å dele sine data i et felles system. Da går vi glipp av både samfunnsgevinster og forenklingsmuligheter. Det samme gjelder forenklinger for næringslivet. Uten tydeliggjøring av hvordan arbeidet skal styres og koordineres ovenfra, og hvordan køen av ulike gode ønsker skal organiseres og finansieres, så er det stor fare for at den nye forenklingsstrategien bare blir et tilløp uten hopp.

Oppdatering 15.09.2026: Siden jeg skrev det opprinnelige innlegget har faktisk både riksløven og en korrekt statlig grafisk design kommet på plass. Noen investering i figurer og illustrasjoner som kunne bidratt til å opplyse byggesteiner og sammenhenger i det digitale økosystemet er det ikke, og det er jo litt synd, men det er i hvert betydelig mindre spartansk og "lefsete" enn det var i sommer.

Den store forenklingsoversikten

Fra regjeringsskiftet 2013 og fremover har en viktig del av regjeringens og departementenes arbeid vært å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor med sikte på skape en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv.

Men hva har vi egentlig gjort? Finnes det noen god oversikt over alt som er gjort av forenklinger på ulike områder? Svaret er ja. Kommunal og moderniseringsministeren har fått hjelp av sine kolleger i regjeringen til å velge ut de viktigste forenklingstiltakene i alle sektorer og departementsområder. Hele denne store forenklingsoversikten ligger på regjeringens nettsider.  I alt er over 90 konkrete tiltak beskrevet.  Monica Mæland skriver innledningsvis dette om hva denne oversikten viser:

"Da Erna Solbergs regjeringen tiltrådte i 2013 var regjeringsplattformen opptatt av å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor. Mange av tiltakene handler om å forenkle lov- og regelverk, fjerne tidstyver, forenkle rutiner, lage digitale selvbetjeningsløsninger og øke valgfriheten for innbyggerne. Arbeidet med å konkretiserer og gjennomføre forenklingstiltak har vært gjennomført i alle departementsområder og sektorer. Men det er ikke nok å peke på hva som bør gjøres, vi har vært minst ilke opptatt av å øke gjennomføringskraften slik at moderniseringsarbeidet ikke forblir ambisjoner og slagord, men handler om konkrete forbedringer for innbyggere og næringsliv.

Denne oversikten beskriver de viktigste forenklingstiltakene som er gjennomført de siste fire årene. Mange tiltak har vært lettere å gjennomføre fordi vi har fått hundrevis av innspill fra de som kjenner problemene best, medarbeidere, kommuner, innbyggere og næringsliv, om hvilke tidstyver som bør fjernes og hvordan offentlig sektor kan bli mer brukervennlig. Dette arbeidet er ikke ferdig. Vi må fortette å bygge en kultur for innovasjon og omstilling, der vi detaljstyrer mindre og bygger på tillit. Vi må være opptatt av at både næringsliv og kommuner kan bruke mer tid på å skape verdier og mindre tid på papirarbeid. Jeg er stolt av de resultatene som er oppnådd og ser frem til å jobbe videre med nye forenklinger."

Som nevnt er dette ikke noe vi blir ferdige med. Vi må alltid være mer opptatt av det som ligger foran oss av nye utfordringer og muligheter enn av det som er gjennomført. Men det er også viktig å lære av det arbeidet som allerede er gjort. Andre kan ha stor nytte av å lære fra andres erfaringer, enten det er tidsstyvjakt, enklere regelverk, klart språk eller digitalisering. 

Her er den store forenklingsoversikten.

Minst administrative tidstyver i Norge

Tidligere i denne uken kom jeg over en artikkel i nettavisen til Computerworld om en ny undersøkelse som har sett på hvor mye tid ansatte som jobber på kontor bruker på kjerneoppgavene sine og hvor mye tid de må bruke på ulike administrative oppgaver og tidstyver som sjeler tid fra det vi egentlig skal gjøre. Artikkelen heter "Norske kontorister mest produktive" og kan fortelle at:

"Rutinepregete og byråkratiske oppgaver i tillegg til andre administrative gjøremål stjeler tid fra det som er den primære oppgaven til de fleste som jobber på kontor. En ny undersøkelse viser at blant 11 land verden over kommer norske kontoransatte best ut på produktivitet, i betydningen av at de ansatte her brukes mest tid på sine primæroppgaver. Norske kontorister bruker 81 prosent av tiden sin på primæroppgaver, mens Sverige og Frankrike kommer hakk i hæl med respektive 78 og 76 prosent."

Dette er jo et veldig interessant tema for oss som er opptatt av fjerne flest mulig tidstyver og av å forenkle og forbedre offentlig sektor. Det er it-selskapet Unit4, som har noen av sine røtter i det norske Agresso, bestilt undersøkelsen som er laget av et analyseselskap som heter DJS Research. Jeg har lett litt rundt på nettsidene deres for å finne litt mer om denne undersøkelsen, som er gjennomført ved å spørre 1500 medarbeidere i 11 land om tidsbruk og teknologibruk. Jeg tror det primært er privat sektor de har undersøkt, men det fremgår ikke helt tydelig av omtalen.

På Unit4s nettsider har de en artikkel som oppsummerer funnene og litt klikkbar infografikk Det store bildet er at det i gjennomsnitt er slik at en tredjedel av arbeidstiden til ansatte i de landene som er undersøkt brukes på administrative oppgaver og manuelle prosesser. De skriver:

"On average across all of the countries in this study, office workers spend 552 hours a year completing administrative or repetitive tasks; the equivalent to 69 work days or roughly one-third of the working year. The research shows that the cost of this lost productivity to the service industry in 11 countries is more than $5 trillion USD annually. "

Og så er det som nevnt Norge som kommer best ut av de 11 undersøkte landene:

"The most productive workers from the countries surveyed are in Norway, spending 81% of their time on primary duties, followed closely by Sweden (78%) and France (76%). Respondents in Singapore spend the least time performing the primary duties of their role at 60% but also the least time on repetitive administration."

Undersøkelsen viser ellers en relativt stor oppslutning blant ansatte i de fleste landene om å automatisere og effektivisere ytterligere  for å lette de administrative byrdene. Og interessant nok er Norge blant landene der flest svarer at de synes de mangler verktøy i arbeidet sitt som kunne økt produktiviteten ytterligere. Computerworld skriver:

"Selv om de norske svarene indikerer at produktiviteten er høyest her, befinner de norske svarene seg langt ned på listen når de ble spurt om de hadde de teknologiske verktøyene de trenger for å gjøre jobben så effektivt som mulig. 77 prosent av de spurte her til lands svarte ja på det spørsmålet, mens 18 prosent svarte nei.(...) Nordmennene viste imidlertid stor tillit til teknologer som kan overta gjentatte rutineoppgaver for oss. På spørsmål om i hvilken grad de stoler på at digitale assistenter eller annen programvare kan overta slike oppgaver, svarte 19 prosent av nordmennene at de «definitivt» ville stole på dem, mens 63 prosent svarte at de «sannsynligvis» ville stole på det, slik at 82 prosent av de norske deltakerne viser positiv støtte til dette."

Hvorfor er det slik at vi i Norge ligger på topp når det gjelder produktivitet, slik det er målt her, men likevel synes vi mangler verktøy for å jobbe mer effektivt? Sannsynligvis fordi vi er positive til å ta i til ny teknologi og ser at det er mulig å få til enda større forbedringer dersom vi har de rette verkøyene.

Svensk jakt på tidstyver

I Sverige er også myndighetene opptatt av å avbyråkratisere, redusere detaljstyring, ha færre og tydeligere mål for offentlige virksomheter og å fjerne tidstyver, slik at man kan bruke mer tid på kjernevirksomheten og på innbyggerne. Og interessant nok viser svenskene til Norge når de omtaler sin jakt på tidstyver i staten.

I en rapport fra det svenske Statskontoret, "Mer tid til kärnverksomheten", laget på oppdrag for den svenske regjeringen, beskrives utfordringen slik innledningsvis:

"Administration bidrar till att upprätthålla värden som rättssäkerhet och till att stärka lärande och resultatutveckling. Men när kostnaden i form av arbetstid blir för hög i förhållande till nyttan av administrationen så uppstår så kallade tidstjuvar för myndigheterna. De stjäl tid från kärnverksamheten, leder till frustration bland medarbetarna och försvårar för cheferna att utöva ett gott ledarskap. En tidstjuv kan uppstå för att nyttan av ett administrativt krav är låg. Regeringen kanske inte har så stor användning för de uppgifter den begär in eller så leder inte kravet till att myndigheten arbetar på det sätt som regeringen önskar. Men en tidstjuv kan också uppstå när kostnaden blir för hög eftersom myndigheten inte hanterar kravet på ett effektivt sätt eller sätter en orimligt hög ambitionsnivå för sitt arbete."

Og når den svenske regjeringen skal definere hvordan "tidstjuvar" som skal fanges fordi de stjeler tid fra kjernevirksomheten og må fanges, viser de til hvordan vi har definert disse i Norge. På side 17 i rapporten fra Statskontoret kan vi lese:

"Med begreppet tidstjuvar menar vi administration förknippad med olika krav vars kostnad i form av resursåtgång är för hög i förhållande till vad som krävs för att möta syftet med kravet. I Norge har flera utvecklingsarbeten bedrivits för att minska administrationen. Begreppet tidstyver, motsvarande tidstjuvar, har etablerats och definierats på följande sätt: "Tidstyver i forvaltningen er aktiviteter som man bruker for mye tid på i forhold til hva som er hensiktsmessig for å nå målene for virksomheten. Det kan være unødig rapportering, dobbeltarbeid, uhensiktsmessige rutiner osv.""

Det er med andre ord slik at både når det gjelder bruk av begrepet "tidstyv" og definisjonen av hva dette arbeidet handler om, så har den svenske regjeringen blitt inspirert av arbeidet vi gjør i Norge. Det er flott når vi kan la oss inspirere og lære av vellykkede forbedringstiltak i nabolandene når utfordringene er så like. Leser man den svenske rapporten med anbefalinger om tiltak for å fjerne tidstyver og redusere statlig detaljstyring vil en se at noen av tiltakene de velger å bruke er ulike, men veldig mye er ganske likt det vi har gjort og gjør her i Norge.

Hva fremmer og hva hemmer statlig effektivisering?

På Forvaltningskonferansen Difi arrangerte i slutten av november, og som jeg hadde gleden av å åpne, la Difi også frem en rapport om hva som bidrar til å fremme og hva som bidrar til å hindre effektivisering i statlige virksomheter. Dette er viktig og nyttig kunnskap for alle som jobber med omstillingsprosesser av ulike slag. Jeg tror ikke det er noen sensasjonelle funn her, i den forstand at det er ting vi aldri har tenkt på før, men det er uansett nyttig å dokumentere erfaringer som er gjort å få frem kunnskap gjennom en slik utredning.

Rapporten heter "Nøklene til handlingsrommet - Hva fremmer og hemmer effektivisering i staten?". Den er på overkommelige 30 sider og beskriver både hvorfor det er nødvendig å effektivisere i offentlig sektor, og har, basert på en serie intervjuer og dokumentundersøkelser, noen hovedkonklusjoner om hva man må være opptatt av for å lykkes med omstilling i staten. Rapporten trekker frem fire forhold som bidrar til å fremme effektivisere og fem forhold som hemmer og hindrer effektivisering.

På plussiden trekker rapporten for det første frem budsjettkutt og andre krav om innsparinger som en metode som virker. Den konkluderer også med at effektiviseringsreformen i statsbudsjettet har en slik effekt. Rapporten sier, basert på intervjuene med 28 ledere, at:

"Hovedinntrykket er at effektiviseringsreformen oppfattes som et positivt ytre press for å få fart på nødvendig omstilling, og som et konkret varsel om at statsbudsjettet ikke lenger er en «honningkrukke» som alltid åpnes hver gang virksomhetene får nye oppgaver. Det er også en erkjennelse av at det er noe å gå på i de fleste organisasjoner. Lederne synes å ha tatt inn over seg at fremover må jobben gjøres med færre ressurser. De opplever at det på mange måter er sunt og vil bidra til at virksomhetens kjerneoppgaver kommer tydeligere frem."

For det andre pekes det på at kombinasjonen av påtrykk og støtte fra departementet gjør det lettere for ledere i statlige virksomheter å omstille. Selv om initiativet til endringene ofte kommer nedenfra, fra virksomhetene selv som ser de konkrete effektiviseringsmulighetene, er det avgjørende å få både politisk og administrativ ledelse i eget departement til å interessere seg for å støtte opp om arbeidet. Det tredje som trekkes frem er at det kreves en tydelig toppledelse i virksomheten som skal omstille, Rapporten sier at:

"Alle våre informanter understreker at det er viktig at toppledelsen er en drivkraft i omstillingsprosesser. De viser til at statlige ledere i utgangspunktet er bedre på administrasjon enn ledelse, men de erkjenner samtidig at omstilling krever mer ledelse enn administrasjon. Evnen til å kommunisere mål, motivere medarbeidere og vise mot, nevnes av flere som sentrale faktorer i toppleders rolle i omstilling. Toppleder må ha både brukernes og ansattes behov i fokus, og det pekes på viktigheten av å forstå samarbeidet med organisasjonene. En tydelig toppledelse betyr god kommunikasjon innad og utad om virksomhetens samfunnsoppdrag og omstillingsbehov."

Den fjerde faktoren som trekkes frem som fremmer omstilling er introduksjon av teknologi gjør effektivisering mulig. Noen viktige it-løsninger med store samfunnsmessige gevinster på tvers av sektorer er blitt etablert de siste årene. For den nye A-ordningen alene er det for eksempel beregnet årlige besparelser på omkring 600 millioner kroner. For å få til dette har det vært helt avgjørende med et tett samarbeid mellom NAV, Skatteetaten og SSB, som både har endret arbeidsprosesser og vært nødt til å stille spørsmål på andre måter enn før.

Hva er det så som hemmer effektivisering i staten? Her trekker rapporten frem fem forhold: For det første pekes det på at kulturen i statlige virksomheter kan hemme effektivisering. Ikke nødvendigivis fordi man ikke ønsker noen endring, men fordi kompetansen og erfaringen når det gjelder å lede slike prosesser kan være mangelfull. Det andre som trekkes frem er at den "politiske logikken" kan hemme effektivisering fordi politikere som sier de ønsker mindre detaljstyring kan komme i skade for å detaljstyre mer i praksis når de tror de skal vise handlekraft. Og ofte er det vanskelig å prioritere andre ting ned når det skal satses på noe nytt:

"Informantene viser til at stadig nye, politisk prioriterte oppgaver uten tilsvarende nedprioritering av andre oppgaver er krevende å håndtere. Politikere er i stor grad styrt av mediene og av særinteresser, og vegrer seg i mange tilfeller for å foreta prioriteringer."

Det tredje som trekkes frem er detaljstyring, noe som også innskrenker handlingsrommet for ledere som skal effektivisere. Men her er det viktig å peke på at det også skjer noen ganger at ledere sier at de har for lite handlingsrom, men kanskje ikke utnytter det handlingsrommet de faktisk har spesielt offensivt og godt. Fjerde forhold som trekkes frem er silotenking; det at løsninger som er fornuftige isolert sett innenfor en enkelt etat eller i en sektor motvirker effektivisering på tvers av virksomheter. Alle blir så opptatt av å nå målene som er satt for eget ansvarsområde at de ikke bryr seg nok om effekten på helheten. 

Og det femte og siste som trekkes frem er lederes usikkerhet om arbeidsgiverrollen, der de er opptatt av å følge lov- og avtaleverk, men blir mer forsiktige og bruker mye lengre tid enn det de egentlig behøver å være for å følge spillereglene. Samtidig understrekes det at ledere i staten i hovedsak opplever forholdet til tillitsvalgte og organisasjoner som positivt og at deres støtte og medvirkning er en stor fordel når det skal skje endringer.

Så tar rapporten til slutt opp et tema de mener det er viktig å se på i enda større grad fremover for å fremme en sterkere kultur for omstilling og samarbeid på tvers av sektorer og etater. Det gjelder mobilitet på tvers av virksomheter, spesielt når det gjelder rekruttering av ledere. Rapporten sier at:

"Et blikk på alderen til departementsrådene og de som er ledere av en departementsavdeling, i det store og hele ekspedisjonssjefer, gir et bilde på lav mobilitet. Det er per september 2016 i alt 99 ekspedisjonssjefer. Når vi sammenligner navnene med Norges statskalender for 2009 ser vi at nesten alle av dagens ekspedisjonssjefer også var nevnt der. Det er med andre ord så godt som ingen rekruttering til høyere stillinger i departementene fra utenfor statsforvaltningen. De aller fleste av dagens ekspedisjonssjefer var ekspedisjonssjefer eller avdelingsdirektører også i 2009. Samlet sett for ledere i staten er bildet noe annerledes: Ifølge Medarbeiderundersøkelsen 2016 har relativt mange av topplederne i staten erfaring som leder i annen virksomhet. Mobiliteten er med andre ord større på nivåene under departementene. Funnene i undersøkelsen bekrefter det Statskonsult i 2003 fant om mobilitet blant ledere i statsforvaltningen; toppbyråkratene forblir i stillingene sine."

Dette er også nyttig kunnskap om hva som fremmer og hva som hemmer omstilling i offentlig sektor og et område det blir viktig å jobbe videre med.

Jakt på kommunale tidstyver

I dag er det lansert en ny verktøykasse for tidstyvjakt i kommunene. Jan Tore Sanner tok selv initiativet til den fordi vi etter å ha drevet tidstyvjakt i statlige etater siden 2014 i økende grad opplevde at kommuner henvendte seg til oss og ville ta del i de erfaringene som er gjort. Dessuten er det mange kommuner som selv har vært ute og fanget tidstyver. og har gode tips å dele med andre.

Derfor har vi laget verktøykasse, i et samarbeid mellom KMD, KS og Difi. Den er delt i fire deler. Første del handler om hvordan man kommer i gang med tidstyvjakten, med tips om hvordan man leder og organiserer arbeidet, involverer medarbeidere og kommuniserer det som gjøres innad og utad. Her er det også lenker til en mange interessante rapporter og undersøkelser fra forenklingsarbeid i flere sektorer.

Andre del handler om metoder og verktøy. Hvordan man legger til rette for å få inn og systematisere henvendelser, gode metoder for å involvere de kommunale virksomhetenes brukere og medarbeidere, hvordan man jobber med tjenestedesign, ulike metoder for å jobbe for å forenkle arbeidsprosesser og råd om hvordan man måler effektene av de tiltakene som gjennomføres, blant annet gevinstverktøy og samfunnsøkonomiske analyser.

Tredje del er en eksempelsamling med gode og konkrete eksempler på tiltak som er gjennomført i flere kommuner, blant annet velferdsteknologisatsinger i Stjørdal og Oslo, Lean-prosjekter i Vestre Toten og Harstad, forenklede søknader for skoleskyss i Telemark og tilskuddsforvaltning i Akershus. Bare for å nevne noen av eksemplene. Her vil det fylles på med flere eksempler etter hvert.

Og fjerde del er rett og slett en mulighet for kommunene til å melde fra om tidstyver som er skapt av staten. Det er jo ikke uvanlig i offentlig sektor at man er pålagt ting som gjør det vanskelig å gjøre noe med enkelte tidstyver, som for eksempel skyldes lover, regler eller arbeidsprosesser og som man ikke får gjort noe med selv, men som det er viktig å si fra om slik at stat og kommune sammen kan arbeide for å få fjernet.

Noen ganger er det målkonflikter som gjør at det som oppfattes som en tidstyv av noen blir sett på som helt nødvendige saksbehandlingsregler og prosedyrer av andre, og derfor krever en ordentlig politisk prosess når man skal finne en løsning, Her har KS tatt på seg å tå imot og sortere de tidstyvene kommunene melder fra om og videreformidle dem til KMD. Det blir interessant å se hvilke statlige tidstyver kommunene er mest opptatt av å få fjernet.

Designdrevet innovasjon i helse

I beskrivelsen av hva Designdrevet Innovasjonsprogram (DIP) er på nettsidene til Norsk Design og Arkitektursenter står det at:

"- Designeren skal ikke komme inn på slutten for å pynte på fargene, men bidra til et produkt eller en tjeneste som er tilpasset brukerens faktiske behov".

Det er en virkelig flott målsetting. Hva hvis vi også kunne designe offentlige tjenester slik at det ikke er virksomhetens organisasjonskart eller teknologiene vi skal bruke som bestemmer hvordan tjenestene skal se ut, men brukerens faktiske behov? Vel, det er akkurat det vi gjør når vi i KMD tildeler midler til prosjekter i offentlig sektor som skal fjerne tidstyver, øke tjenestekvaliteten og sette brukeren i sentrum ved hjelp av designkompetanse. Noen ganger kan ganske små penger gi veldig stor effekt.

Mandag var det et seminar som blant annet oppsummerte erfaringene fra tre prosjekter som har brukt designmetodikk til å skape en enklere hverdag. Her er det en lenke til informasjon om seminaret, om DIP-programmet, inkludert en mer utfyllende rapport om de tre prosjektene som er gjennomført i helse- og omsorgssektoren, ved Oslo Universitetssykehus, Rokilde sykehjem og Sykehuset Østfold. Og i tillegg er det laget en fin video som beskriver de tre prosjektene:

Jobb: Å stå i kø for andre

På en måte er det kanskje ikke så dumt som det høres ut når The Economist forrige helg skrev om ny vekstbransje i Italia: Det å ta betalt for å stå i kø for noen andre.

Innovasjon handler jo om å overvinne hindringer og flaskehalser og løse oppgaver på smartere måter enn i dag. Noen ganger har naturlige hindringer som dype fjorder og høye fjell bidratt til store innovasjoner innen bro- og tunellbygging, eller innen radio- og mobilkommunikasjon. Men andre ganger er det politiske eller samfunnsmessige hindringer som skaper grobunn for innovasjon, som når høye lønnskostnader og knapphet på kvalifisert arbeidskraft driver frem automatisering eller når høye avgifter skaper en blomstrende grensehandel.

Men å leve av å stå i kø for andre? Ja, rike italienere har i årevis betalt andre for å stå i kø for seg for å betale regninger og håndtere byråkrati, men det nye er at en mann som heter Giovanni Cafaro har tatt initiativet til å definere køståing (codista) som et eget yrke. Han har startet bedrift i Milano (her er nettsiden hans) som leier ut køståing og markedsfører sin køståingstjeneste til bedrifter som helst ser at deres egne ansatte gjør andre ting enn å stå i kø. The Economist skriver:

"According to Codacons, a consumer group, Italians spend on average 400 hours a year queuing. The annual time wasted is worth €40 billion ($44 billion), it estimates. For decades, rich Italians have hired people to stand in line on their behalf to pay bills, send off parcels and deal with everyday bureaucracy. But Mr Cafaro has given the occupation a legal footing, with its own standardised contract, minimum pay (€10 an hour before deductions) and access to state-run industrial accident insurance (“in case, say, a codista trips on the stairs of a government office,” he explains). Mr Cafaro offers a five-hour course, which he gives over Skype. This includes learning the tedious requirements of central and local government departments for documents, signatures and charges."

Nå prøver man naturligvis å kutte køer og byråkrati i Italia også. Fra 15. mars er det i følge the Economist mulig for innbyggerne å skaffe seg et unikt ID-nummer som gjør at man lettere kan få logget seg på offentlig nettsider og løst enkelte oppgaver online. Men her ligger de et langt stykke bak Norge. Det som også er en stor forskjell er at det brukes langt mindre elektronisk betaling i Italia enn i Norden. Folk foretrekker å betale kontant, og da må de stå i kø.

Men selv om køene ikke ser ut til å bli borte med det første og behovet for de profesjonelle køståerne ser ut til å vedvare , har den nye yrkesgruppen støtt på at at annet problem. De har fått problemer med byråkratiet. The Economist skriver:

"Ironically Mr Cafaro’s initiative has created yet another layer of bureaucracy. Those looking to hire a codista under the terms of the new contract will have to pay welfare contributions and deal with the attendant paperwork, even if they employ the codista only for an hour. Rather than cut the queues, Mr Cafaro’s business may make them even longer."

Vekst i politi, forskning og forsvar

I fjor på denne tiden laget TV2 noen nyhetsinnslag der de hevdet at det bare på et år med H/FrP-regjering hadde rukket å bli 3464 flere byråkrater i staten. Jeg skrev om saken her på bloggen i fjor under overskriften "Tull med tall på TV2" der jeg beskrev hvordan veksten først og fremst handler om flere ansatte i politiet og om flere som forsker og underviser på universitetene våre.

I dag kan vi lese på Aftenpostens forside at det er blitt 1539 nye byråkrater i staten mellom høsten 2013 og høsten 2015. Fordi den veksten Aftenposten skriver om er under halvparten så stor, og har tatt dobbelt så lang tid som den TV2 fortalte om for et år siden, kunne vi la det være med det. Men her er det slik at de to oppslagene handler om forskjellige størrelser. Mens TV2 har vært opptatt av utviklingen i antall ansatte i hele statsforvaltningen, totalt omkring 150 000 personer, har dagens oppslag i Aftenposten tatt for seg litt ulike ting, men særlig sentralleddet i direktorater og departementer der det jobber om lag 20 000 personer.

Når man skal forstå hva tallene forteller er det lurt å begynne med å se på utviklingen i det totale antall årsverk i statsforvaltningen. Det rapporteres inn til NSD fra Statens sentrale tjenestemannsregister og disse tallene har heldigvis blitt mye mer pålitelige enn de var før. Det er her vi ser om statens bruk av skattebetalernes penger til lønnskostnader er i samsvar med det stortinget og regjeringen har lovet og om det er slik at veksten kommer på de høyest prioriterte områdene og ikke på alt mulig annet. Høsten 2015 var det i følge tallene 149 686 årsverk i statsforvaltningen, noe som er en oppgang på 8390 siden høsten 2013  (her er ikke ansatte i helseforetakene og andre statlige foretak med). Hvor er det så disse nye årsverkene har kommet? De har i all hovedsak kommet på områder der det politiske flertallet har ønsket en kraftig satsing:

• Under Kunnskapsdepartementet er det en vekst på i alt 3336 årsverk og 3232 av disse har kommet innenfor universitets- og høyskolesektoren. 
• Justisdepartementet øker med 2517 årsverk. Størst økning er det i politidistriktene, som øker med 920 årsverk, og kriminalomsorgen, som øker med 909 årsverk. Politiets utlendingsenhet har økt med 228 årsverk.
• Under Forsvarsdepartementet er det i følge tallmaterialet vårt en økning på 1990 årsverk, de fleste i forsvaret (her må det graves litt mer i tallene fordi det kan høres litt høyt ut)

Det er med andre ord slik at politikk virker. Når disse områdene vokser mest er det politiske prioriteringer og beslutninger som ligger bak. Det er fordi regjeringen og stortinget ønsker at det skal satses mer forskning på universitetene, flere politifolk i gatene, kortere soningskøer og et sterkere forsvar. Det er for øvrig slik at det også satses mye på å bygge flere veier og jernbaner og på å styrke helsetjenester og eldreomsorg, men bygging av veier gir flest private arbeidsplasser, satsing på sykehus finner vi igjen i helseforetakene og satsing på eldreomsorg ser vi i økte rammeoverføringer til kommunene, men ikke i denne statistikken.

Men selv om det meste av veksten kommer i form av tjenester og satsinger på områder som er politisk prioritert og ikke som "byråkrativekst" er det naturligvis grunn til å være bekymret dersom det vokser der det ikke skal gjøre det. Aftenpostens oversikt over utviklingen i sentralleddet i direktoratene viser at det har vært en økning på 1500 årsverk i løpet av to år. Undersøker man de virksomhetene det gjelder vil man finne en rekke gode grunner til at det vokser. Det kan være tilførsel av nye oppgaver som er politisk vedtatt, et ønske om bedre kontroll med kvaliteten på tjenester eller behov for å sette inn kompetansehevende tiltak. Noen ganger kan det være gjennomføring av nye it-prosjekter som etter hver skal kutte kostnader, men som i en periode skaper behov for flere ansatte. 

Problemet er imidlertid at alt ikke kan vokse samtidig hvis vi skal klare vri ressursene fra administrasjon til tjenester og ha en offentlig sektor som ikke bremser, men bidrar i den omstillingen Norge trenger. Som Siv Jensen forklarer til Aftenposten i dag er det slik at vi i mange statlige virksomheter begynner å se effekter av et godt omstillings- og digitaliseringsarbeid. Mange merker også gradvis effektene av avbyråkratiserings- og effekviseringsreformen, et tiltak som gjør at alle statlige virksomheter må ta ut produktivitetgevinster i sine driftsbudsjetter hvert eneste år, og som gjorde at Dagsavisen for under en måned siden skrev "Kutt-kutt-kutt" over hele forsiden og en artikkel om "Presser fram jobbkutt i staten" om de samme etatene Aftenposten skriver at eser ut. 

Det er ikke unaturlig at man blir kritisert både for å gjøre for mye og for at ting tar for lang tid når man er inne i en slik omstilling. Slik de økonomiske utsiktene er i Norge er det i hvert fall helt sikkert at behovet for å omstille i offentlig sektor ikke vil gå over, og at det blir enda viktigere å vri innsatsen slik at minst mulig brukes på administrasjon og mest mulig på det innbyggere og næringsliv merker. Da gjelder det å holde trykket oppe i det arbeidet som er i gang. Staten må ta ut enda flere effektiviseringsgevinster, fortsette å digitaliserer og fjerne tidstyver og sørge for at det også fremover finnes et handlingsrom for å bruke mest ressurser på de høyest prioriterte områdene.

Tydeligere mål og mindre detaljstyring

ANB om mindre detaljstyring av fylkesmennene

Det er lett å snakke om at det i staten er for mye detaljstyring, utydelige mål og sektorer som ikke klarer å samordne seg. Det er vanskeligere å gjør med det. Utfordringen er å komme forbi programerklæringene og gjøre noe helt konkret med problemene.

Et godt eksempel på hvor komplisert statlig styring kan være er departementenes styring av fylkesmennene. Fylkesmannsembetene følger opp beslutninger i Stortinget og regjeringen når de utfører statlige forvaltingsoppgaver på vegne av departementene. De har også en viktig rolle i å føre tilsyn med om kommunene følger opp lov-og regelverk på en rekke viktige områder.

Problemet er at summen av alle gode intensjoner på alle disse viktige områdene har resultert i at 11 departementer har sendt hvert sitt tildelingsbrev til alle fylkesmennene med en beskrivelse av det kommende årets mål. Fordi man i departementene også er opptatt av å følge med på fylkesmennenes innsats underveis har de hatt hver sin styringsdialog med fylkesmannsembetene og etablert hver sin struktur for hvordan rapporteringen av måloppnåelse og gjennomførte aktiviteter skal foregå. Det blir veldig mange møter og mye papir av slikt.

Nå har regjeringen sørget for at dette fra 2016 vil skje på en ny måte der hver fylkesmann vil få et felles tildelingsbrev fra alle departementene (her kan man se hvordan de ser ut) i stedet for 11 forskjellige. Der der det tydeligere mål, mindre aktivitetsstyring og mer fokus på resultater. Det at sektorene har samordnet seg i tildelingsbrevene muliggjør også en samordning av rapporteringsrutiner. Styringsdialogen som skjer underveis, kan foregå i felles møter. I tillegg til at man kan klare seg med færre møter enn før, har det også den positive effekten at sektorene er nødt til å lytte mer til hva de andre sektorene driver med. Akkurat det er ikke dumt når vi vet at mange utfordringer løses best med virkemidler fra flere sektorer. Dessuten er det som statsråden min minner om i dagens pressemelding fra KMD slik at:

"Nå blir det mindre aktivitetsstyring, tydeligere mål og mer fokus på resultater. – Mindre detaljstyring gir mer tid til å finne løsninger og løse oppgavene, sier kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner."

Mobilapp fjerner tidstyver

DN om mobilappen som fjerner tidstyver

Denne uken lanserte Direktoratet for økonomistyring (DFØ) en ny mobilapp som gjør at ansatte i staten kan logge arbeidstid, søke fravær og registrere sykefravær direkte på mobilen, Med DFØs app kan foreløpig 40.000 statsansatte registrere timer, få oversikt over fravær og søke om fri. Senere vil det også bli mulig å fylle ut reiseregninger og laste ned alle bilag direkte fra mobilen til systemet som behandler reiseregningene.

Hvorfor er dette viktig og hva har det med tidstyver å gjøre? Jo, DFØs egne undersøkelser av tiden det tar å logge inn og registrere tid på den nye appen viser at brukerne bruker opptil 80 prosent mindre tid på å registrere timer i appen fremfor å gjøre det i en egen portal på pc-en. Det er tid som til sammen tilsvarer rundt 90 årsverk i staten. Da snakker vi om såpass store gevinster at både finansminister Siv Jensen og kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner var invitert og fikk teste hvordan mobilappen, som kan lastes ned både fra iTunes App Store og Google Play, fungerer. 

Så er det et par viktige ting det kan være grunn til å legge tid. Det ene er at denne mobilappen til vinteren kommer i en utvidet versjon som også kan ta seg av reiseregningene. Det er en oppgave som kan være nokså tidkrevende for ansatte som reiser mye, men nå som kravet om originalbilag er fjernet kan man bruke mobilappen til å ta bilde av kvitteringer og laste rett inn i systemet, noe som kan spare ansatte for mye tid.

Det andre, som også nettavisen Digi.no er opptatt av, er at det bare har kostet 2,6 milloner kroner å utvikle appen. Det er billig sammenlignet med å fjerne tidstyver tilsvarende 90 årsverk, og på sikt kanskje mer enn dobbelt så mye tid når løsningen kan brukes av flere ansatte og også omfatter en løsning for reiseregninger. Og det er veldig billig sammenlignet med en investering i et stort nytt ERP-system, som jeg antar koster flere hundre millioner kroner, og kanskje et milliardbeløp. Appen bruker data som ligger i eksisterende systemer, men skaper et enkelt og brukervennlig grensesnitt på toppen, noe som også gjør at man kan modernisere og utvikle de underliggende systemene uten at brukerne behøver å merke så mye.

Jeg synes dette er et veldig godt eksempel på hvordan det slett ikke er slik at it-løsninger må være store, kompliserte og koste mye penger for å gjøre jobben. I noen tilfeller er det investert mye fra før, men for å få hentet ut gevinsten handler det om å lage noe enkelt, en selvbetjeningsløsning på nett eller en app på mobilen, som utnytte systemer som allerede finnes på en bedre måte.

Jakten på tidstyvene

I dag ledet KMD et møte der alle departementene deltok for å få eksempler og gode råd om det videre arbeidet med å fjerne store og små tidstyver i staten. Det var ikke et politisk møte, men et møte som samlet de som har ansvaret for den administrative oppfølgingen i de ulike departementene og sektorene.

For meg var det veldig nyttig å høre på hva som blir sagt og hvordan de ulike sektorene jobber, og vi fikk også et par veldig gode eksempler på tiltak som allerede har hatt stor effekt, blant annet i Innovasjon Norge og i Direktoratet for Økonomistyring (DFØ), og som jeg vil komme tilbake til her på bloggen ganske snart.

Men det er også slik at man ikke trenger å være på innsiden for å få vite hva som oppleves som tidstyver i staten. Hvem som helst; ansatte, innbyggere, næringsliv, og ikke minst media, kan gå inn i DIFIs tidstyvdatabase og selv lese hva som er rapportert inn av "tidstyver skapt av andre". Dette er ikke alle tidstyver i staten, for veldig mange har man mulighet til å ta tak i og fjerne selv, men i offentlig sektor er det naturligvis også slik at man ikke kan bestemme alt selv, men det er noen regler og prosedyrer man må følge. Og noen ganger oppleves disse reglene som unødvendig firkantede og byråkratiske. Da er det vår jobb å sørge for at disse tidstyvene skapt av andre, og særlig de som mange nevner eller som oppleves som særlig negative, blir løftet opp og vurdert av de som har politisk makt og myndighet til å gjøre noe med dem.

Det er naturligvis også slik at media kan lage morsomme poenger av at vi har laget en innrapportering til en egen database, med i alt 1700 innspill om tidstyver skapt av andre. Vi opplever at det har vært veldig lurt fordi det skaper en oversikt og systematikk i arbeidet. Noen av innspillene har allerede gitt store besparelser. Og fordi oversikten er åpen kan alle se hva som oppleves som tidstyver og hvordan det blir fulgt opp.

Derfor synes jeg også det er helt på sin plass at Finansavisen laget et stort oppslag i lørdagsavisen, men noen kritisk spørsmål også, men der jeg fikk anledning til å si litt om hva tidstyvarbeidet går ut på og hva slags forventninger vi har til det videre arbeidet (og siden det ikke er lagt ut på nett kopierer jeg ikke ikke alt, men et lite utdrag:

"Kort tid etter at den blå-blå regjeringen tiltrådte, lanserte kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner (H) jakten på tidstyvene. Siden har det strømmet på med notater, brev, rapporter og, ikke minst, møter. Denne uken er det igjen tid for et fellesmøte for alle departementene. (...)

- Vi er godt fornøyd med arbeidet med å identifisere tidstyver, sier statssekretær Paul Chaffey i Kommunal- og moderniseringsdepartementet. De 1700 forslagene som er rapportert inn til databasen er bare en del av dette. Det aller viktigste er det som gjøres lokalt, for å jobbe smartere og effektivisere innenfor de enkelte virksomhetene, sier han. - Det som ligger i databasen er ting etatene ikke kan løse alene, forhold hvor andres beslutninger skaper tidstyvene. Det viktigste er at brukerne, både innbyggerne, næringslivet og organisasjonene opplever at ting tar kortere tid. (...)

- Flere departementer skriver i brev til ditt departement at de uansett for lengst var i gang med en kontinuerlig effektiviseringsprosess, og at det eneste nye nå er at de må rapportere til tidstyv-prosjektet? - Ja, og det er ingen grunn til å diskutere om hvem som kom opp med tidstyvbegrepet først. Men når man ser dette på tvers, så er det mye som blir lettere. Ingen sektor i staten fungerer isolert, og når vi har dette prosjektet får tidstyvarbeidet ekstra trykk. - Er det fare for at tidstyvprosjektet i seg selv blir en tidstyv, ved at det i hvert fall i en fase går med mye tid og ressurser på å identifisere og rapportere tidstyver? - Ja, men gevinstene kommer tidlig, så dette er uansett en god investering.

Tidlig i prosjektet varslet statsråd Sanner at det ville bli delt ut dusører for gode tidstyv-grep. Så langt har det blitt med diplomer: - Statsbygg har fått for å redusere antall sider man krever fra sine leverandører, politiet, UDI og UNE har fått for sin Dublin-oppfølging og Kystverket har fått for å fjerne mye papirbasert dokumentasjon ved skipsanløp, sier Chaffey. Chaffey medgir at flere forslag ikke kan realiseres, enten fordi staten må ta hensyn til flere interesser eller fordi EØS-avtalen gjør det vanskelig. - I noen tilfeller kan vi ikke uten videre finne et enkelt grep, for eksempel fordi vi er del av EØS-avtalen, eller fordi forslaget strider mot andre målsettinger staten har. Kravet om forenkling i innkjøp må også sees i sammenheng med behovet for å hindre korrupsjon og for å følge konkurransereglene.

- Kommer dere til å tallfeste gevinsten dere oppnår med tidstyv-prosjektet? - Ja, for mange enkelteksempler. Vi ønsker å gi heder og ære til de som har spart skattebetalerne for penger, sier Chaffey. - Men det er vanskelig å summere disse gevinstene, fordi ting er så integrert i hverandre. Chaffey viser også til statsbudsjettkravet om vedvarende kostnadsreduksjon. - Tidstyv-prosjektet er en del av verktøykassen vi må bruke her."

Digitale gladnyheter (1): Kystverket

Jan Tore Sanner prøver SafeSeaNet

I den offentlige debatten får man noen ganger inntrykk av at alle offentlige it-prosjekter enten er mislykkede eller i hvert fall sliter veldig med å realisere gevinstene som er lovet. Sannheten er heldigvis at mange i stat og kommune har gjennomført svært vellykkede digitaliseringsprosjekter og flere er på vei, til stor glede for innbyggere og næringsliv som opplever færre tidstyver og bedre tjenester.

Jeg har derfor tenkt at jeg skal bidra til å gjøre noen av disse vellykkede offentlige it-prosjektene litt bedre kjent ved å skrive om dem her på bloggen. Dagens offentlige it-suksess heter SafeSeaNet og er utviklet av Kystverket. Det er en elektronsik meldingsportal for skipsmeldinger til myndighetene som er ble lansert i første versjon i 2005 for å erstatte papirbaserte meldinger til Tollvesenet, Sjøfartsdirektoratet, Forsvaret og politiet, men som fra 1. juni i år også omfatter meldinger til havnene. Da Jan Tore Sanner nylig besøkte Kystverket i Ålesund og overrakte et diplom for vellykket jakt på tidstyver sa han at:

"Dere har sørget for en enklere hverdag for mange. SafeSeaNet reduserer skjemaveldet med 240 000 i året, og sparer samlet rundt 140 årsverk i tid brukt på rapportering og håndtering av data. Som et resultat av det dere har utviklet, kan både ansatte i flere statlige etater, og kaptein og agent bruke mindre tid på rapportering og administrasjon, og mer tid på brukerne og de praktiske oppgavene."

Det er med andre ord formidable gevinster det er snakk om. På denne nettsiden om SafeSeaNet på Kystverkets hjemmesider kan man lese mer om den nye og fullverdige meldngsportalen som nå er blitt lansert.  Der sier kystdirektør Kirsti L. Slotsvik følgende om gevinstene både de statlige etatene og brukerne i næringen opplever med dette nye systemet:

"Med havnene som brukere av SafeSeaNet Norway har vi fått et meldingssystem som gjør det enklere for skipsfarten å melde inn pliktig informasjon til både myndigheter og havner, sier kystdirektør Kirsti L. Slotsvik. Skipsfarten har i flere år avgitt pliktig informasjon elektronisk i SafeSeaNet Norway til Tollvesenet, Sjøfartsdirektoratet, Forsvaret og politiet. For myndighetene betyr dette at ulike etater kan hente ut relevante skipsopplysninger direkte fra meldingssystemet, uten å be om enkeltvis rapportering fra skipsfarten via e-post, telefon, faks eller papir. Fra 1. juni gjelder dette også havner. − Kystverkets erfaringer med digitalisering av skipsmeldinger viser en betydelig reduksjon og forenkling av byråkrati. Digitaliserte skipsmeldinger reduserer det administrative arbeidet om bord, gir mer tid til navigasjon og bidrar på den måten til økt sjøsikkerhet. SafeSeaNet Norway befester Kystverkets rolle som en pådriver innenfor digitalisering av maritime tjenester for skipsfarten."

Fiskeriministeren fanger tidstyver

Jakten på tidstyver foregår for fullt i alle deler av offentlig sektor og en av de ivrige er fiskeriministeren. I dag ble tjenesten "FiskInfo" lansert, et digital løsning som fjerner tidstyver ved at informasjon fra det offentlige mates rett inn i de digitale verktøyene fiskerne bruker til daglig. Nettstedet BarentsInfo skriver dette om verdien av tiltaket (og de beskriver det nok bedre enn jeg er i stand til å gjøre):

"Prosessene knyttet til innhenting av viktig informasjon, før en går i gang med fisket og under fisket, er både krevende og uoversiktlige. Fartøyene må hente inn og rapportere informasjon fra og til flere forskjellige dataleverandører og mottakere. Det har derfor lenge vært et ønske fra fiskeflåten om å få tilgang på en helhetlig og praktisk informasjonsløsning for distribusjon og rapportering av sentral informasjon. Det vil bidra til et mer effektivt fiske. Den første versjonen av FiskInfo sørger for digital distribusjon av viktig informasjon som kan integreres i fiskernes fagsystemer som kartplotteren. I første omgang vil redskapsposisjoner, iskant, havbunnsinstallasjoner, planlagt og pågående seismikk være kartlag som kan lastes ned på kartplotteren."

Mer utfyllende informasjon om hvilken informasjon som er lagt inn i denne tjenesten og hvem som har deltatt i samarbeidet for å få det til, kan man lese mer om her. Det er som man ser et prosjekt som har hatt nytteverdi for næringen som begrunnelse. Med utgangspunkt i behovet som er beskrevet av brukerne i fiskerinæringen har SINTEF, Fiskeri og havbruksnæringens forskningsfond og flere offentlige virksomheter, blant annet Oljedirektoratet, Kystvakten og Meteorologisk Institutt, bidratt til at det har lykkes å få det til.

Om å forstå brukernes behov

Hver sjette uke skriver jeg en kommentar i Computerworld, en ukeavis som finnes både på papir og på nett og som ikke overraskende har mye stoff om ikt og digitalisering. I forrige nummer handlet kommentaren min om hvordan vi jobber med å fange tidstyver i offentlige virksomheter, som en del av arbeidet for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor.

I det siste avsnittet i kommentaren skriver jeg om den helt nødvendige koblingen mellom det som er forenklingstiltak internt i det offentlige, som vi blant annet kan oppnå gjennom digitalisering, og det å alltid være opptatt av at det er brukerne, innbyggere og næringsliv, som avgjør om vi lykkes:

"Tidstyvjakten handler om å gjøre det enklere for brukerne, enten de er innbyggere, næringsliv eller ansatte i det offentlige. I år har vi særlig jaktet tidstyver internt i statlig forvaltning. Neste år skal vi fange tyvene som stjeler tiden til innbyggere, næringsliv, ideelle organisasjoner og kommuner. Men det er viktig å huske på at tidstyvjakt ikke er et skippertak som løser problemene en gang for alle. Det er en kulturbygging for kontinuerlig forbedring i offentlig sektor."

En offentlig sektor med smartere arbeidsprosesser og bedre digitale tjenester handler også om bedre design av løsninger, der brukerens behov står i sentrum. For å få til det kan ikke brukerperspektivet være noe man plutselig oppdager underveis i prosjektet, men må være det man bygger løsningen rundt når man lager nye digitale tjenester. Vi har sett flere prosjekter der en systematisk bruk av tjenestedesign som metode ved utviklingen av nye løsninger har gitt konkrete og målbare gevinster for brukerne. Utfordringen er å dele disse erfaringene slik at flere kan ta det i bruk.

Og hele kommentaren i Computerworld kan som sagt leses her.

Høstjakt på tidstyver i staten

Noe av det første regjeringen gjorde etter regjeringsskiftet var å starte en jakt på tidstyver i staten. Tidstyver i form av unødvendige regler, tungvinte prosedyrer, unødvendig rapportering, prosesser som burde vært digitalisert og andre ting som stjeler tid fra de viktige jobbene de ansatte skal gjøre. De vi ba om å komme opp med forslag var de statlige virksomhetene selv, ledere og medarbeidere som opplever tidstyvene og som ser hvordan ting kunne vært løst bedre.

Noen tidstyver kan man gjøre noe med selv, som da Statsbygg reduserte 555 sider med kravdokumenter til leverandørene til 100 sider. Andre tidstyver er mer kompliserte fordi det er noen andre som har laget reglene eller fastsatt rapporteringskravene. Da er det viktig å få løftet frem disse tidstyvene slik at vi kan vurdere dem. Det var disse tidstyvene som er skapt av andre regjeringen ba alle statlige etater om å identifisere. Det har nå skjedd og det har tilsammen kommet inn omkring 1200 innspill til departementene om tidstyver som bør fjernes. Det betyr at jobben med å fjerne dem kan begynne.

Aftenposten har en bra artikkel tirsdag om hva slags tidstyver det er snakk om. Mange har kommet med forslag om regelverk som kan forenkles, eller fjernes, prosedyrer som kan forenkles, rapportering som burde fjernes, Ikt-systemer som kan forbedres og aktivitetskrav som er unødvendige. Innspillene som har kommet er offentlige på samme måte som annen kommunikasjon til og fra offentlig forvaltning er åpen, og Aftenposten har utstyrt artikkelen sin med et verktøy som gjør det mulig å se hvilke forslag ulike etater har kommet med når det gjelder tidstyver de har som er skapt av andre.

Hvor enkelt det blir å fjerne tidstyvene vil være avhengig av hva slags tidstyver det gjelder. Jeg liker å tenke at vi kan dele forslagene som har kommet i tre hovedkategorier. Den første er de såkalte lavthengende fruktene. Der man kanskje ikke er sikker på hvem som fant på tidstyven, hvorfor man må fylle ut et skjema når man allerede har opplysningene eller hvorfor prosedyren er så komplisert. I beste fall finner vi ut at alle er enige om å fjerne tidstyven og at det er enkelt å gjennomføre endringen..

Andre kategori er de litt mer kompliserte sakene, der man blir enige om å endre regelverk eller forenkle prosedyrer, men der det er viktig å ha en ordentlig prosess og høre de som blir berørt, Kanskje betyr fjerningen av en tidstyv at man må endre en lov eller en forskrift. I disse sakene er det viktig å bestemme seg for hva man vil endre, lage en tidsplan for når det skal skje og sørge for å sette av ressursene som kreves og begynne arbeidet.

Tredje kategori er de sakene der det noen opplever som en tidstyv oppfattes av andre som nødvendige og viktige regler som sikrer like standarder, faglig forsvarlige prosesser eller politisk styring. Dette er ofte krevende diskusjoner, men også en av de viktigste grunnene til å løfte frem disse innspillene om tidstyver skapt av andre. Er det uenighet er det ekstra viktig å diskutere rett balanse mellom behovet for regler, tilsyn og kontroll på den ene siden og ønsket om en mer tillitsbasert og lokalt tilpasset innretning av virksomheten, der man først og fremst måler resultatene.

Aftenposten var i sakens anledning invitert med på en presentasjon av et ikt-verktøy som bidrar til å forenkle utfylling og behandling av reiseregninger og som er muliggjort av at Skatteetaten fra i sommer ikke lenger stilles krav til at man må ha med originalbilag på papir med som vedlegg når man skal få refundert reiseutgifter, noe som har vært en ordentlig tidstyv. Aftenposten skriver:

"I kontorene til selskapet Visma Software på Skøyen demonstrerer administrerende direktør Erlend Sogn overfor Sanner og næringsminister Monica Mæland (H) hvordan fjerningen av en enkelt regel kan spare milliarder av kroner: I dag må norske arbeidstagere og selskaper fylle ut 8 millioner reiseregninger og bruke 2,4 milliarder kroner på å fylle ut og behandle dem. Fra i sommer fjernet Skattedirektoratet kravet om å beholde originale kvitteringer. Dermed kan dette gjøres mye enklere enn før: Sogn tar bilde av en taxiregning med mobilen. Regningen lagres i en nettsky. Et par tastetrykk senere er reiseregningen klar."

Det skaper naturligvis en betydelig fallhøyde når man ber om innspill til tidstyver som kan fjernes for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor og får inn 1200 forslag. Men dette engasjementet, og forventningen om at gode innspill vil bli fulgt opp, sørger for at vi kan holde tempoet oppe og vil lykkes med å fjerne enda flere tidstyver.

Fjerning av tidstyver med IKT

Som hjelp i arbeidet med å fjerne de unødvendige tidstyvene i offentlig sektor har Kommunal- og Moderniseringsdepartementet og Difi laget noen enkle og korte videoer. I denne videoen forklarer blant annet Lars Groth, professor ved UiO, og Lise Løwe ved Statens Pensjonskasse hvordan ikt både kan være en del av problemet, men også et nødvendig verktøy for å få automatisert arbeidsprosesser og fjernet tidstyver.

Hvor kommer tidstyvene fra?

Hva er en tidstyv? Og hvorfor dukker de opp på så mange områder og stjeler tid fra det arbeidet vi egentlig skal gjøre for å løse oppgavene? Hvorfor er offentlige myndigheter skyld i mange av tidstyvene vi opplever som privatpersoner og i arbeidslivet i det daglige? Kommunal- og moderniseringsdepartementet har intervjuet Endre Sjøvold ved NTNU som gir noen enkle og gode svar på disse og andre interessante spørsmål om tidstyver:

Tidstyvjakt i Sogn og Fjordane

Fylkesmannsbloggen i Sogn og Fjordane

Alle statlige virksomheter har i sine tildelingsbrev fra departementene fått beskjed om at de skal fjerne tidstyver i egen virksomhet i 2014. De skal i tillegg hjelpe oss med å identifisere tidstyver som er skapt av andre, slik at vi også får gått løs på tidstyvene de ikke kan fjerne selv. Nå er det sikkert slik at oppgaver som noen ser på som en tidstyv er helt nødvendige regler og rapportering for andre. Men ved å få løftet fram disse eksemplene nedenfra kan vi i hvert fall lettere ta stilling til hva som er nødvendige regler og prosedyrer og hva som er tidstyver.

En statlig virksomhet som tar dette arbeidet på alvor er Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. De har en egen fylkesmannsblogg der Fylkesmann Anne Karin Hamre nylig har blogget om hvorfor jakt på tidstyver er et godt initiativ og hva de selv tenker om dette arbeidet. De understreker at fylkesmannsembetene er vant til å løse mange ulike oppgaver med små ressurser, og derfor er godt egnet til å bidra til å fjerne både egne og andres tidstyver. Hun er særlig opptatt av hvordan de kan bidra til å fjerne tidstyver for kommunene slik at de kan frigjøre mest mulig ressurser til å gjøre hovedjobben - å levere gode tjenester til innbyggerne.

Fylkesmannen avslutter innlegget med å minne om at et slik arbeid også skaper forventninger. Setter man i gang et slikt arbeid må det også komme resultater. Hun skriver:

Vi ser fram til å føreslå kva tidstjuvar som kan kuttast . Eg kan nemne at vi i 2008 sende eit brev til FAD om store ressursar til rapportering, der vi la ved eit samla oversyn over rapporteringskrava frå dei ulike oppdragsgjevarane våre. Eg vil tru det meste av innhaldet stadig er aktuelt. Difor vil eg gjere merksam på at jakta på tidstjuvar skaper store forventningar om at det faktisk skjer endringar, ikkje minst for føringar, pålegg og krav som kjem frå den sentrale statsforvaltninga.

Det er helt riktig at det skapes forventninger om at det faktisk vil skje endringer når det gjelder pålegg og krav fra statsforvaltningen. Det er et politisk ansvar å sørge for at disse endringene skjer. De forventningene og den fallhøyden som nå er skapt om at det vil skje forenklinger og forbedringer skal vi sørge for å bruke positivt i dette arbeidet. Det skader ikke med litt press. Men aller viktigst for å kunne lykkes er det at vi får gode innspill fra de som kjenner utfordringene og mulighetene best. Derfor ser vi frem til å få mang gode innspill, blant annet fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane.

Jakten på tidstyvene

En liten påminning om en bra sak om jakten på tidstyver som stod i Aftenposten lille julaften (på nett her). Jan Tore Sanner besøkte NAV-kontoret på Søndre Nordstand og fikk se hvordan saksbehandlerne må punche inn data fra papirbaserte søknader på nytt i et skjema før de sendes til Husbanken. Ansatte bruker anslagsvis 50 000 timer i året på denne avskriften.

Dette er et godt eksempel på en tidstyv, i dette tilfellet i form av en arbeidsprosess som kan forenkles kraftig ved hjelp av digitalisering, Noe som både sparer penger og frigjør arbeidskraft i NAV som kan brukes til oppgaver som både er mer kompetansekrevende og mer spennende. I dette tilfellet vil Husbankens nye system for e-søknader til bostøtte og startlån, som kommer i løpet av 2014, spare anslagsvis 60 millioner kroner for kommunene og 2,4 millioner kroner for Husbanken selv.

Hvordan skal vi så identifisere og få fjernet enda flere tidstyver i stat og kommune? Det handler om å både jobbe "nedenfra" og "ovenfra". Nedenfra i den forstand at man tar utgangspunkt i den enkelte brukers opplevelser og den enkelte ansattes hverdag og bruker dette til å identifisere endringer som vil fjerne unødvendige hindringer og dobbeltarbeid. Men fordi tidstyver og flaskehalser ofte også skyldes dårlig samspill mellom ulike offentlige virksomheter, for eksempel en forskrift eller prosedyre som har en utilsiktet negativ virkning, er det viktig at vi også jobber "ovenfra" og ber ledelsen i offentlige virksomheter om å aktivt kartlegge slike tidstyver.

Startskuddet for denne innsatsen mot tidstyver gikk rett før jul med et nytt rundskriv fra Kommunal og Moderniseringsdepartementet som sier at samtlige departementer nå må sørge for at deres underliggende virksomheter deltar i jakten på tidstyver. De enkelte statlige virksomhetene blir i sin tildelingsbrev for 2014 pålagt følgende:

"Statlige virksomheter skal i forbindelse med årsrapporten for 2014 rapportere til eget departement om arbeidet med fjerning av "tidstyver". Det vil si effektivisering av egen drift, regelforenkling og andre gjennomførte forenklingstiltak i egen virksomhet og overfor innbyggere, næringsliv og offentlige virksomheter."

Men fordi det som nevnt kan være noen tidstyver den enkelte virksomhet ikke kan gjøre noe med alene, men er avhengig av at andre gjør endringer, skal de også rapportere om slike hindringer. Fremdriftsplanen er kort oppsummert at virksomhetene innen 1. september 2014 skal foreslå forenklinger i regelverk eller prosedyrekrav andre har fastsatt. Innen 1. november 2014 skal hvert departement levere en samlet oversikt over disse forslagene om tidstyver som skyldes andre til Kommunal- og Moderniseringsdepartementet, slik at vi kan begynne å jobbe med dem. Og innen 1. mai 2015 skal departementene skrive en oppsummering av hva de har gjennomført og status for forenklingstiltak innenfor sin sektor basert på årsrapportene for 2014.

Det blir spennende å følge med på dette arbeidet fremover. Jeg tror mange er interessert i å bidra og at virksomhetene vil gripe aktivt tak i denne muligheten til å få til forenkling og fornying.. Og forhåpentligvis vil vi også få inn noen gode forslag til hva vi politikere selv bør gjøre for å fjerne tidstyver vi har skapt for andre.