tirsdag 11. november 2014

Høstjakt på tidstyver i staten

Noe av det første regjeringen gjorde etter regjeringsskiftet var å starte en jakt på tidstyver i staten. Tidstyver i form av unødvendige regler, tungvinte prosedyrer, unødvendig rapportering, prosesser som burde vært digitalisert og andre ting som stjeler tid fra de viktige jobbene de ansatte skal gjøre. De vi ba om å komme opp med forslag var de statlige virksomhetene selv, ledere og medarbeidere som opplever tidstyvene og som ser hvordan ting kunne vært løst bedre.

Noen tidstyver kan man gjøre noe med selv, som da Statsbygg reduserte 555 sider med kravdokumenter til leverandørene til 100 sider. Andre tidstyver er mer kompliserte fordi det er noen andre som har laget reglene eller fastsatt rapporteringskravene. Da er det viktig å få løftet frem disse tidstyvene slik at vi kan vurdere dem. Det var disse tidstyvene som er skapt av andre regjeringen ba alle statlige etater om å identifisere. Det har nå skjedd og det har tilsammen kommet inn omkring 1200 innspill til departementene om tidstyver som bør fjernes. Det betyr at jobben med å fjerne dem kan begynne.

Aftenposten har en bra artikkel tirsdag om hva slags tidstyver det er snakk om. Mange har kommet med forslag om regelverk som kan forenkles, eller fjernes, prosedyrer som kan forenkles, rapportering som burde fjernes, Ikt-systemer som kan forbedres og aktivitetskrav som er unødvendige. Innspillene som har kommet er offentlige på samme måte som annen kommunikasjon til og fra offentlig forvaltning er åpen, og Aftenposten har utstyrt artikkelen sin med et verktøy som gjør det mulig å se hvilke forslag ulike etater har kommet med når det gjelder tidstyver de har som er skapt av andre.

Hvor enkelt det blir å fjerne tidstyvene vil være avhengig av hva slags tidstyver det gjelder. Jeg liker å tenke at vi kan dele forslagene som har kommet i tre hovedkategorier. Den første er de såkalte lavthengende fruktene. Der man kanskje ikke er sikker på hvem som fant på tidstyven, hvorfor man må fylle ut et skjema når man allerede har opplysningene eller hvorfor prosedyren er så komplisert. I beste fall finner vi ut at alle er enige om å fjerne tidstyven og at det er enkelt å gjennomføre endringen..

Andre kategori er de litt mer kompliserte sakene, der man blir enige om å endre regelverk eller forenkle prosedyrer, men der det er viktig å ha en ordentlig prosess og høre de som blir berørt, Kanskje betyr fjerningen av en tidstyv at man må endre en lov eller en forskrift. I disse sakene er det viktig å bestemme seg for hva man vil endre, lage en tidsplan for når det skal skje og sørge for å sette av ressursene som kreves og begynne arbeidet.

Tredje kategori er de sakene der det noen opplever som en tidstyv oppfattes av andre som nødvendige og viktige regler som sikrer like standarder, faglig forsvarlige prosesser eller politisk styring. Dette er ofte krevende diskusjoner, men også en av de viktigste grunnene til å løfte frem disse innspillene om tidstyver skapt av andre. Er det uenighet er det ekstra viktig å diskutere rett balanse mellom behovet for regler, tilsyn og kontroll på den ene siden og ønsket om en mer tillitsbasert og lokalt tilpasset innretning av virksomheten, der man først og fremst måler resultatene.

Aftenposten var i sakens anledning invitert med på en presentasjon av et ikt-verktøy som bidrar til å forenkle utfylling og behandling av reiseregninger og som er muliggjort av at Skatteetaten fra i sommer ikke lenger stilles krav til at man må ha med originalbilag på papir med som vedlegg når man skal få refundert reiseutgifter, noe som har vært en ordentlig tidstyv. Aftenposten skriver:

"I kontorene til selskapet Visma Software på Skøyen demonstrerer administrerende direktør Erlend Sogn overfor Sanner og næringsminister Monica Mæland (H) hvordan fjerningen av en enkelt regel kan spare milliarder av kroner: I dag må norske arbeidstagere og selskaper fylle ut 8 millioner reiseregninger og bruke 2,4 milliarder kroner på å fylle ut og behandle dem. Fra i sommer fjernet Skattedirektoratet kravet om å beholde originale kvitteringer. Dermed kan dette gjøres mye enklere enn før: Sogn tar bilde av en taxiregning med mobilen. Regningen lagres i en nettsky. Et par tastetrykk senere er reiseregningen klar."

Det skaper naturligvis en betydelig fallhøyde når man ber om innspill til tidstyver som kan fjernes for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor og får inn 1200 forslag. Men dette engasjementet, og forventningen om at gode innspill vil bli fulgt opp, sørger for at vi kan holde tempoet oppe og vil lykkes med å fjerne enda flere tidstyver.