mandag 14. november 2016

Jakt på kommunale tidstyver

I dag er det lansert en ny verktøykasse for tidstyvjakt i kommunene. Jan Tore Sanner tok selv initiativet til den fordi vi etter å ha drevet tidstyvjakt i statlige etater siden 2014 i økende grad opplevde at kommuner henvendte seg til oss og ville ta del i de erfaringene som er gjort. Dessuten er det mange kommuner som selv har vært ute og fanget tidstyver. og har gode tips å dele med andre.

Derfor har vi laget verktøykasse, i et samarbeid mellom KMD, KS og Difi. Den er delt i fire deler. Første del handler om hvordan man kommer i gang med tidstyvjakten, med tips om hvordan man leder og organiserer arbeidet, involverer medarbeidere og kommuniserer det som gjøres innad og utad. Her er det også lenker til en mange interessante rapporter og undersøkelser fra forenklingsarbeid i flere sektorer.

Andre del handler om metoder og verktøy. Hvordan man legger til rette for å få inn og systematisere henvendelser, gode metoder for å involvere de kommunale virksomhetenes brukere og medarbeidere, hvordan man jobber med tjenestedesign, ulike metoder for å jobbe for å forenkle arbeidsprosesser og råd om hvordan man måler effektene av de tiltakene som gjennomføres, blant annet gevinstverktøy og samfunnsøkonomiske analyser.

Tredje del er en eksempelsamling med gode og konkrete eksempler på tiltak som er gjennomført i flere kommuner, blant annet velferdsteknologisatsinger i Stjørdal og Oslo, Lean-prosjekter i Vestre Toten og Harstad, forenklede søknader for skoleskyss i Telemark og tilskuddsforvaltning i Akershus. Bare for å nevne noen av eksemplene. Her vil det fylles på med flere eksempler etter hvert.

Og fjerde del er rett og slett en mulighet for kommunene til å melde fra om tidstyver som er skapt av staten. Det er jo ikke uvanlig i offentlig sektor at man er pålagt ting som gjør det vanskelig å gjøre noe med enkelte tidstyver, som for eksempel skyldes lover, regler eller arbeidsprosesser og som man ikke får gjort noe med selv, men som det er viktig å si fra om slik at stat og kommune sammen kan arbeide for å få fjernet.

Noen ganger er det målkonflikter som gjør at det som oppfattes som en tidstyv av noen blir sett på som helt nødvendige saksbehandlingsregler og prosedyrer av andre, og derfor krever en ordentlig politisk prosess når man skal finne en løsning, Her har KS tatt på seg å tå imot og sortere de tidstyvene kommunene melder fra om og videreformidle dem til KMD. Det blir interessant å se hvilke statlige tidstyver kommunene er mest opptatt av å få fjernet.