søndag 15. mars 2015

Gevinstrealisering i ikt-prosjekter

Riksrevisjonens rapport om ikt-gevinster
Mer digitalisering og bedre bruk av ikt i offentlig forvaltning er ikke noe mål i seg selv. Det er et nødvendig redskap for å lage bedre tjenester og hente ut gevinster i form av lavere kostnader og å frigjøre kompetanse som kan brukes bedre andre steder. Målet er ikke å bruke mest mulig penger på it-prosjekter, men å få mest mulig forenkling, fornying og forbedring igjen for pengene.

Problemet er imidlertid at det er lett å investere i ikt, men langt mer krevende å hente ut disse gevinstene. At ulike ikt-prosjekter i ulike sektorer har lykkes svært forskjellig ble godt dokumentert i en rapport fra konsulentselskapet Rambøll om "Kartlegging av finansierings- og gevinstrealiseringsmodeller I IKT-utviklingsprosjekter" som kom før jul. De så på erfaringene fra noen offentlige ikt-prosjekter de siste 13 årene som til sammen medførste investeringer på 3 milliarder kroner.

Nå har Riksrevisjonen kommet med en helt ny rapport, "Riksrevisjonens undersøkelse av arbeid med gevinstrealisering i statlige ikt-prosjekter", som vurderer erfaringene fra 11 statlige ikt.prosjekter i perioden 2007-13 med en samlet kostnad på 1 mrd kroner. Rapporten fra riksrevisjonen er en såkalt administrativ rapport som ikke behandles som egen sak i Stortinget, men den er vel verdt å lese likevel. Om målsettingen med rapporten skriver Riksrevisjonen i sitt sammendrag at:

"Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere om statlige virksomheter arbeider systematisk og målrettet med gevinstrealisering av ikt-prosjekter, og hvordan Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Finansdepartementet bidrar i dette arbeidet."

For å finne svar på dette har Riksrevisjonen både arbeidet grundig med de dokumentene som dokumenterer beslutninger om kostnader, styring og organisering, fastsetting av mål, risikostyring og ansvar for gevinstrealisering, og de har gjort intervjuer. De har også sett på de retningslinjene og verktøyene som er tilgjengelige for virksomheter som går i gang med store ikt-prosejkter. Hovedinntrykket er oppsummert slik i sammendraget:

"En gjennomgang av 11 statlige ikt-prosjekter for perioden 2007−2013, som har en anslått totalkostnad på 1 mrd. kroner, viser at et fåtall kan dokumentere at det har vært arbeidet systematisk og målrettet med gevinstrealisering gjennom hele prosessen. Undersøkelsen viser at systematisk arbeid gjennom prosjektforløpet øker muligheten for at virksomhetene kan dokumentere gevinster. Alle de undersøkte ikt-prosjektene har etablert et utgangspunkt for å arbeide med å realisere gevinster, men har ikke fulgt opp arbeidet med å identifisere og operasjonalisere forventede gevinster. Flertallet av ikt-prosjektene har gjennomført målinger av gevinster etter at ikt-løsningen er tatt i bruk. Dette er målinger som i hovedsak viser status for innføring og bruk av løsningen, men de er i mindre grad rettet mot gevinster. To av ikt-prosjektene kan dokumentere målinger av gevinster som kan spores tilbake til forventede gevinster som ble identifisert i starten av prosjektet. Disse to har også arbeidet med gjennomføring av gevinstrealisering som en integrert del av prosjektarbeidet fra start til slutt. Det varierer i hvilken grad linjeorganisasjonen har fulgt opp arbeidet med gevinster, og gevinstrealisering har i liten grad vært tema i dialogen mellom linjen og ikt-prosjektet."

Manglende kompetanse i virksomhetene på samfunnsøkonomisk analyse og på gevinstrealisering trekkes frem av Riksrevisjonen som årsaker til at det er slik. Dette er temaer som nå blir fulgt opp gjennom det nye programmet for bedre styring og ledelse i staten, der strategisk ikt-kompetanse hos toppledere er en sentral komponent.

De som er interessert i dette temaet vil finne flere interessante ting i rapporten fra Riksrevisjonen. Blant annet vil man se at noen statlige ikt-prosjekter har vært forbilledlig gode når det gjelder både å planlegge for og realisere gevinster. Et godt eksempel er Skatteetatens prosjekt Nytt system for ligning der man tallfestet mål for gevinster som ville komme som resultat av redusert tidsbruk, behov for færre ansatte, enklere oppgavebyrde for skatteyterne og økte skatteinntekter, I følge beregninger som er gjort i ettertid er de interne gevinstene i Skatteetaten over 300 millioner kroner høyere enn det som var målet. Også provenyeffekten er beregnet til å ha blitt høyere enn målet som ble satt i 2008. 

Målet må være at også andre prosjekter og sektorer kan lære av og bruke erfaringer som den i Skatteetaten, slik at alle statlige ikt-prosjekter leverer det de har lovet i form av gevinster,