Lang reise mot ny arkivlov

Prop. 52 L

Stortinget vedtok rett før feiren en ny Lov om dokumentasjon og arkiv, bedre kjent som Arkivloven. Den nye loven erstatter arkivloven fra 1992, en lov som ble vedtatt før internett var i alminnelig bruk, og før digitale arbeidsprosesser preget forvaltningen. 

Den forrige lovens formålsparagraf var mest opptatt av å trygge arkiver som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi. I den nye loven handler formålet minst like mye om å ha en forsvarlig og etterrettlig offentlig forvaltning som dokumenterer det den gjør, slik at man kan føre kontroll, styrke rettsikkerheten og føre en opplyst og åpen offentlig samtale. Viktige prinsipper i en liberal og demokratisk rettsstat.

Digital forvaltning

Kulturdepartementet oppsummerer hovedbegrunnelsen for en ny lov slik innledningsvis i lovproposisjonen:

"Gjeldande rett blir for det meste vidareført i den nye lova, men lovføresegnene er utforma for å høve betre til moderne arbeidsmåtar i den offentlege forvaltninga. Terminologien er endra for å spegle at forvaltninga no arbeider digitalt. Det hevdvunne omgrepet «arkiv» blir ført vidare, men med eit litt anna innhald. Dokumentomgrepet blir avløyst av dokumentasjon.

Mens det før var viktig å beskrive hva man skulle gjøre for å ta vare på dokumentene og brevene, er poenget nå å ha en bredere og mer teknologinøytral tilnærming til hva som skal tas vare på. Vi vet jo heller ikke hva som kommer i neste runde. Men til tross for temmelig store endringer i både arbeidsprosesser  og hva slags verktøy og teknologier som blir brukt, og hvordan politikere og forvaltning kommuniserer med omgivelsene, har den nye loven en ganske forsiktig tilnærming til å regulere dette mer presist. 

Hva slags arbeidsprosesser som gjelder, og hva slags dokumentasjon som skal skapes, reguleres av andre forhold enn arkivloven. Arkivloven fastsetter hva som skal gjøres med dokumentasjonen i etterkant. Loven er dessuten på et overordnet nivå, og fastsetter prinsipper og rammer, mens mer funksjonelle og detaljerte regler fastsettes i forskrift. Lovens nedslagsfelt utvides noe ved å også gjelde private leverandører av lovpålagte tjenester. Og Arkivverket endrer navn til Nasjonalarkivet.

En kronglete vei til ny lov

Men denne forsiktige tilnærmingen til hva som som skal stå i loven betyr ikke at prosessen for å komme dit har vært rask. Det har vært flere ulike forslag og flere høringer enn vanlig, og det har tatt lang tid. Dessuten er det nok slik at noen av problemstillingene der det har vært tvil om hva man egentlig vil, og hvordan det best reguleres i et lovverk, ikke egentlig er løst i den nye loven, men skal fastsettes i forskrifter senere.

Erkjennelsen av at vi trenger et lovverk som er i bedre kontakt med den digitale virkeligheten i offentlig forvalning har imidlertid vært der en stund, og i september 2017 oppnente regjeringen et ambisiøst Arkivlovutvalg som kom med sin NOU "Fra kalveskinn til datasjø", med et forslag til ny lov i april 2019. Den var jeg faktisk med på å ta imot sammen med Venstres kulturminister Trine Skei Grande. Forslaget ble umiddelbart sendt på høring.

Så ble det temmelig stille temmelig lenge, helt til Kulturdepartementet, nå ledet av Venstres Abid Raja, sendte et helt annet lovforslag på høring i oktober 2021, et lovforslag som var svært forskjellig fra Arkivlovutvalgets ambisjon om å bruke loven til å beskrive og regulere sakshandlingsprosesser og kommunikasjon i en digital kontekst og beskrive innebygget og automatisert arkivering. Men heller ikke nå var departementet klare til å skrive en lovproposisjon til Stortinget. Det tok ytterligere tre og et halvt år, og den kom til Stortinget først i slutten av april 2025, åtte år etter at Arkivlovutvalget ble utnevnt.

Kulturdepartementets proposisjon ligger fortsatt et godt stykke unna Arkivlovutvalgets forsøk på å finne en regulatorisk ramme for dagens og fremtidens digitale arbeidsprosesser, og tett på departementets eget forslag i 2021. Man kan si at regjeringen og Stortinget forkastet lovforslaget Trine Skei Grande tok imot og støttet Abid Rajas forsiktige linje. Men en liten kuriositet her er at da lovforslaget ble behandlet i Stortinget nylig så skrev Venstre kritiske merknader og stemte, som eneste parti, for å sende hele loven tilbake til regjeringen, nettopp fordi den ikke har fulgt opp Arkivlovutvalget.

Om å føre arkiver ut av landet

Jeg tenker det er bra at vi endelig har fått en ny arkivlov på plass, selv om den skyver noen problemstillinger over til et forskriftsarbeid. Et slikt problem gjelder hvor man kan oppbevare digitale arkiver på en lovlig måte. Må arkiver være i Norge, eller holder det med en kopi i Norge? Kan originalen være i et EU-land eller i UK eller i USA? Og hva om dokumentasjonsen er produsert i et saksbehandlingssystem i en skyløsning utenfor Norge og skal føres inn i Norge? Trenger vi regler for innførsel av dokumentasjon til arkiv i Norge når den er blitt til utenfor Norge?

I følge den gamle arkivloven fra 1992 kan ikke arkiver føres ut av landet. Loven slo fast at:

"Utan i samsvar med føresegner (...) eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta."

For fysiske arkiver med materiale av historisk og kulturell verdi er dette fornuftig. Men hva med digitale arkiver som det kan lages flere eksemplarer av, eller som speiles mellom flere servere? Noe av poenget med å bruke skybaserte saksbehandlingssystemet er jo nettopp at det er sikrere å kunne lagre data ved flere lokasjoner, og også på tvers av landegrenser. I Norge er offentlige etater pålagt å vurdere og også anbefalt å bruke skyløsninger for å øke sikkerheten for å være mer fleksible og effektive. Det står i digitaliseringstundskrivet fra DFD. Da er det rart å ha en Arkivlov som i praksis hindrer slike løsninger.

Når tror jeg strengt tatt ikke alle har tatt Arkivlovens eksplisitte forbud mot utførsel helt bokstavelig, og tenkt at digitale systemer har egenskaper som gjør at de umulig kan underlegges den type regler. Noen har nok også tenkt at EØS-avtalen neppe tillate denne type digital proteksjonisme, i hvertfall hvis det ikke er begrunnet i helt andre hensyn, som for eksmpel sikkerhetsloven, GDPR eller andre sikkerhets- eller sektorkrav. Hele poenget med EU er jo at man ikke skal ha slike nasjonale hindringer.

Fortsatt forvirring om data i utlandet

Men, man kan trygt si at reisen for å utrede og egentlig ikke oppklare denne floken har tatt enda lenger tid enn å lage ny lov, og for de som er spesielt interessert er kapittel 9 i lovproposisjonen om "Utførsle og lagring av arkiv utanfor Noreg" (side 79-87)  litt komisk lesing, i all sin tviling og nøling. Først slås det fast at dagens lov må forstås slik at det er forbudt å føre digitale arkiver ut av Norge:

"Føresegna i arkivlova § 9 bokstav b vart gitt då arkiv i hovudsak handla om analoge medium, men gjeld i takt med utviklinga i informasjonsforvaltninga òg for digitale arkiv. At lagring av digitale arkiv på sørvarar i utlandet er omfatta av forbodet i arkivlova § 9 bokstav b, har reist spørsmål som framleis er uløyste. Riksarkivaren har ikkje innvilga søknader om utførsle av digitale arkiv. Dette skuldast at det er uklart kva for kriterium som skal liggje til grunn for vurderinga, og at det handlar om spørsmål av prinsipiell karakter som Arkivverket meiner bør regulerast i lov eller forskrift."

Allerede i 2017 ble det sendt en endret arkivforskrift på høring fra Kulturdepartementet som åpnet for større frihet til å lagre digitale arkiver i utlandet, i erkjennelse av at der er litt rart å anbefale offentlige etater å bruke skyløsninger, men ha et lovverk som begrenser mulighetene til å gjøre det. Men dette ble aldri gjennomført. Man ville vente på ny arkivlov. Så kom arkivlovutvalget, og ingenting skjedde. Så kom lovforslaget fra KUD i 2021, og ingenting skjedde. Og nå når det er vedtatt en ny lov så har det strengt tatt heller ikke skjedd noe konkret på dette området. 

Gapet mellom regelverk og virkelighet

Lovproposisjonen erkjenner også at man ikke gjør noe for å avklare dette, men den ramser i stedet opp en rekke ytterligere forhold departementet synes er vanskelige. De vil ha en forskrift, men vet ikke hva det skal stå i den og heller ikke når den kommer (og her beklager jeg et litt langt sitat, men denne departmensnølingen er så sterk at det hele må med):

"Departementet vurderer at eit forbod mot utførsle av digitale arkiv ikkje bør setjast i lova. Departementet viser til at ei rekkje spørsmål er i endring, mellom anna implementeringa av sikkerhetsloven og lov om digital sikkerhet, FFD-forordninga og nasjonal sikker sky. Det kan 
derfor vere tenleg med ein heimel til å gi ei forskrift med ei særskilt regulering av spørsmålet om lagring av digitale arkiv utanfor Noreg. Forskrifta kan opphevast den dagen det ikkje lenger er behov for henne. 

 Forskriftsheimelen kan nyttast til å stille krav som gjeld alle digitale arkiv omfatta av arkivlova. Til dømes kan forskrifta nyttast til å gjere det heilt forbode å lagre digitale arkiv i utlandet eller forbode å lagre dei utanfor EØS-området. Slike avgrensingar må ikkje stride med anna regelverk og må vurderast opp mot behova for slikt regelverk til ein kvar tid. Dei einskilde departementa kan òg for sine sektorområde stille nærare vilkår om lagringsstad for digitale arkiv i sektorregelverket. Arkivlova og forskrifta bør vere eit generelt, sektorovergripande regelverk. 

Videre kan forskrifta stille krav om at ein kopi blir lagra i Noreg som ei ekstra sikring mot tap, ved til dømes brot på infrastruktur eller andre omstende som fører til tapt tilgang eller tapt råderett. Oppfyller ein i slike høve andre regelverk om tryggleik og personvern, kan ei lagring av kopi i Noreg opne for skylagring i utlandet, i tråd med slik gjeldande regelverk òg har vorte tolka. 

Departementet legg til grunn at det inntil vidare vil vere behov for å vidareføre i forskrift den gjeldande forståinga av utførsleforbodet for digitale arkiv, slik at kopiar av dokumentasjon i digitale arkiv berre kan lagrast på sørvarar i utlandet, så lenge det komplette arkivet òg er tilgjengeleg på ein sørvar i Noreg. Departementet legg til grunn at ei slik forskrift vil kunne bli fjerna på sikt."

Allerede for 10 år siden var det en klar erkjennelse av at det er et stort og økende gap mellom den praktiske bruken av digitale fagsystemene som finnes i forvaltningen, som befinner seg i nettsky, og arkivregelverket som regulerer hva som er lov. Det kunne vært løst ved å endre arkivforskriften i 2017, og eventuelt justere videre senere, i tråd med nye erfaringer og nye teknologiske muligheter. I stedet skal vi fortsette lure på hva vi skal gjøre. Kanskje er problemet rett og slett så enkelt som at ansvaret for arkivlovverket ligger på feil sted og burde være plassert der hvor forvaltningspolitikk og digitaliseringspolitikk ellers blir utviklet og styrt. Slik at vi kunne sett det i sammenheng.

Modernisert lovverk om viderebruk av data

I etterkant av at Stortinget våren 2021 behandlet en stortingsmelding om "Data som ressurs - datadrevet økonomi og innovasjon", ble det satt ned et lovutvalg. Et utvalg som skulle vurdere om lovverket som regulerer tilgjengeliggjøring og gjenbruk av offentlige data er tilstrekkelig tilpasset dagens teknologi og behov. Om hvordan nye EU-lover skal tas inn i det norske lovverket. Og foreslå endringer der det trengs.

Et svært kompetent utvalg, med medlememr fra både offentlig og privat sektor, gode jurister, ledere i offentlig forvaltning og sterke teknologinavn, har nå kommet med sine anbefalinger i NOUen "Med lov skal data deles - Ny lovgivning om viderebruk av offentlige data". Det er en grundig og god utredning som foreslår ikke bare en, men to nye lover om viderebruk av offentlige data. 

Hensikten med det nye lovverket er å gi felles regler for hvordan offentlige virksomheter skal gjøre data tilgjengelig på en måte som skaper verdi for næringslivet og andre, og bidrar til et åpent og demokratisk samfunn.

Hvorfor skal egentlig offentlig sektors data deles og kunne gjenbrukes av andre? Her har prinsippet lenge vært at data er en verdifull ressurs, og når man har brukt samfunnets penger på å samle inn data og forvalte dem, så må andre også få tilgang til og kunne bruke disse dataene, enten det handler om geografi, vær, energi, miljø, eiendom eller transport. Og kanskje noen klarer å lage bedre tjenester og skape økonomiske vedier utover det myndighetene selv bruker dataene til. Innenfor rammen av personvern og sikkerhet, naturligvis.

Forslaget innebærer også at Norge gjenomfører flere EU-rettsakter som skal legge til rette for viderebruk av data fra offentlige virksomheter: Åpne data-direktivet (EU) 2019/1024, med gjennomføringsforordningen om datasett med høy verdi (EU) 2023/138, og dataforvaltningsforordningen (EU) 2022/868. EU-kommisjonen har også pekt ut noe de omtaler som "high value datasets", som er dataområder som er særlig vikitige å dele og få tiltgang til i en datadrevet økonomi.

"The Regulation is set up under the Open Data Directive, which defines six categories of such high-value datasets: geospatial, earth observation and environment, meteorological, statistics, companies and mobility. This thematic range can be extended at a later stage to reflect technological and market developments. The datasets will be available in machine-readable format, via an Application Programming Interface and, where relevant, as bulk download."

En viktig del av utvalgets drøftig av hvordan vi får til dette på en bra måte i Norge, har vært om tilgjengeliggjøring og viderebruk av offetnlige data bør reguleres av offentlighetslova, et lovverk som er ment å regulere innbyggernes rett til innsyn i myndighetenes korrespondanse, dokumenter og saksbehandling. Eller om lovverket om bruk av data for å oppnå andre målsettinger, for eksempel tjenesteutvikling og innovasjon, hører hjemme et annet sted, som et separat lovverk. Utvalget har konkludert med at disse formålene er såvidt forskjellige, og måten datadelingen må håndteres på, er såvidt ulik at det best reguleres i ulike lover. De skriver:

"Hovedhensynet bak offentleglova er åpenhet og demokrati, og retten til å kontrollere offentlig forvaltnings virksomhet. Som et markedsinstrument hjemlet i traktatene om den europeiske unions virkeområde, handler de sentrale hensynene til direktivet bl. a om å stimulere til nyskaping og innovasjon. Dette perspektivet fanges i mindre grad opp i offentleglova. En rett til viderebruk bygger riktignok på forutsetningen om at opplysningene er innsynsberettigede, men viderebruk handler om mer enn innsynsberettiget data. Det at dataforvaltningsforordningen regulerer viderebruk av beskyttede data er et eksempel på dette. I tillegg gjelder retten til viderebruk der offentlige virksomheter tilgjengeliggjør data på eget initiativ."

Så gjør også utvlaget en viktig jobb når det gjelder å oppdatere ord og begreper slik at språkbruken blir forståelig og treffer det som er dagens teknologier og løsninger for å sikre innsyn og viderebruk. Når  det er to lover som foreslås er det fordi en ene gjelder det som allerede i utgangspunktet er definert som data som skal være åpne og tilgjengelige, mens den andre gjelder regler og prosedyrer for data som i utgangspunktet ikke er åpne og tilgjengelige, av ulike grunner, men der det trengs lovregler for å fastsette hvordan de som skal ha tilgang skal få det.

NOUen er på over 250 sider, og jeg skal ikke omtale alt den handler om, men jeg vil trekke frem drøftingen som gjøres om hvordan statens tilsynsvirksomhet bør innrettes fremover for å sikre at offentlige etater i staten og kommunene faktisk følger loven. Jeg blogget om dette også for noen dager siden i forbidelse med at det også i forbindelse med EUs nye lovverk om kunstig intelligens også er et behov for å peke ut en koordinerende tilsynsrolle på nasjonalt nivå. Det samme gjelder også andre av EUs nye lovverk om digitale tjenester. Her har videreubruksutvalget tatt til orde for at de nye foreslåtte lovene, og behovet for tilhørende nye tilsynsroller, må sees i sammenheng på tvers av de ulike regelverkene som berører data og digitalisering, slik at vi ikke får en ytterligere tilsynsfragmentering. Vi må bruker anledningen til å sortere og forenkle. De skriver at:

"Utvalget anbefaler at Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet gjennomfører en mer helhetlig gjennomgang av den nasjonale tilsynsorganiseringen på det digitale området i lys av endrede og nye krav fra EU. Formålet med gjennomgangen bør være å vurdere alternative modeller for organisering, der ett av alternativene er etableringen av et nasjonalt tilsyn på det digitale området."

Her er det også grunn til å minne om at det er fremmet noen andre viktige lovforslag for å modernisere og tilpasse sentrale lover i forvaltningen til dagens mer digitale arbeidsformer. Et utvlag la frem et forslag om en ny arkivlov i 2019, en lov som regulerer forhold som plikt til jornalføring og arkivering av korrespondanse og dokumenter i det offentlige. Hvordan skal det foregå når dokumenter og brev ikke lenger er det de var? Og så kom det et lovforslag fra et forvaltningslovutvalg til ny Forvaltningslov, også dette i 2019. Men ingen av disse lovene er lagt frem for Stortinget til vedtak. Og nå kommer viderebruksutvalget med enda en ny og modernisert lovgivning, som henger tett sammen med de to andre, men vi risikerer at det også her at det blir med forslagene. 

Denne mangelen på moderniseringen av lovverket er et hinder for videre effektivisering og digitalisering av prosessene i forvaltningen, og også en hindring for en mer aktiv politikk for viderebruk av data. Vi får håpe digitaliseringensministren snart leverer digitaliseringsstrategien som ble lovet at skulle vær ferdig før sommeren. Men en ny stratetgi hjelper ikke dersom lovverket som regulerere bruk av digitale arbeidsprosesser ikke henger med. Vi får håpe regjeringen bruker den siste tiden den har igjen til å få frem de nødvendidge lovproposisjonene til Stortinget, slik at det i hvert fall kan vedtas og tre i kraft fra 2026.

Helsearkivet på Tynset

Flott sak på NRKs nettsider om Helsearkivet på Tynset, og all den verdifulle kunnskapen som ligger lagret der. 

Arkiver av høy kvalitet, og med tidsserier som går langt tilbake i tid er noe av det som kjennetegner Norge. Vi er gode til å dokumentere fortiden og vi er opptatt av at ting skal være korrekt. men Helsearkivet på Tynset representerer noe mer i tillegg når de også digitaliserer mengder av historiske arkiver som tidligere var på papir. Det er en enorm jobb som det tar litt tid å bli ferdig med, i følge NRKs nettsak:

"– I Norge har vi 15 millioner med papirjournaler. Det har vi estimert til å ta 20 år å digitalisere. Når de elektroniske pasientjournalene begynner å komme inn, går det mye raskere. Men – vi skal bli ferdige med papirene også, sier Kari Nytrøen."

Og det er spennende at Tynset har et av landets fremste digitaliseringsmiljøer fordi arkivvirksomheten og -kompetansen havnet her. Dette arbeidet med å scanne og digitalisere har også en annen viktig effekt. Plassen som kreves og arealene som beslaglegges er mye mindre enn før. Byggene blir mindre og litt billigere, mens miljøinngrepet også blir mindre. 

Digitaliseringsrundskrivet 2022

Hvert år sender Kommunal- og moderniseringsdepartementet (som for tiden er omdøpt til Kommunal- og distriktsdepartementet) ut et digitaliseringsrundskriv. Det går til alle deler av den statlige forvaltningen, det vil si departementene, direktorater og tilsyn og andre statlige virksomheter som ikke er selskaper eller foretak. 

Innholdet i dette digitaliseringsrundskrivet er en kombinasjon av pålegg om anbefalinger om hvordan man går fram og hvilke løsninger man skal velge når man digitaliserer i staten. Ikke på detaljnivå, men for eksempel pålegg om at man skal bruke bestemte fellesløsninger, setter brukernes behov i sentrum, bygge inn personvern, tilgjengeliggjøre data som kan deles slik at andre kan bruke  dem, vurdere nettsky og vurdere hva man skal gjøre selv og hva som løses best i et samarbeid med private leverandører. For å nevne noe.

Det er kommet en ny regjering på plass og da er det jo spennende å se hva de har gjort av endringer i pålegg, føringer og signaler de sender om hvordan de ønsker at ting skal foregå. I opposisjon var dagens regjeringspartier sjelden særlig opptatt av digitalisering, men når de var det handlet det ofte om at digitaliseringen gikk for langt, eller for fort, og at de var skeptiske til samarbeid med private leverandører av kompetanse og teknologi. 

Derfor er det interessant å se at det ikke er noe nytt i digitaliseringsrundskrivet som legger opp noen noen politisk kursendring. Heller tvert imot. Det er bare tre ting som justeres i årets rundskriv sammenlignet med digitaliseringsrundskrivet for 2021 (omtalt her på regjeringens nettsider), og alt bygger på ting som var arbeidet med lenge før regjeringsskiftet i oktober:

• En oppdatert omtale av kravene til universelt utformede ikt-løsninger er tatt inn som en konsekvens av norsk tilslutning til EUs WAD-direktiv som omhandler tilgjengelighetskrav for digitale løsninger i offentlig sektor. Det er bra at regjeringen er opptatt av å følge EU-direktiver vi er forpliktete av.

• En tydeliggjør av viktigheten av å ha digitale systemer med "innebygget arkivering", der det også arbeides med en ny og modernisert arkivlov og en regulatorisk sandkasse for løsninger for automatiserte arkivløsninger. 

• Og, kanskje mest interessant: En tydeliggjøring av hvordan det skal samarbeides mellom stat og kommune når staten utvikler nye digitale løsninger som berører kommunesektoren. Her er noen nye prinsipper for "samstyring" mellom stat og kommune presisert. Blant annet at det er KS som utnevner kommunesektorens representanter når det skal utnevnes kommunale representanter, noe som kanskje ikke er så rart når man vet at en nylig avgått KS-leder er blitt digitaliseringsminister.

Noen kursendring er det derfor ikke snakk om. Alle de tre justeringene er positive tilskudd, og ting det har vært jobbet med en stund. Det mest spennende er uansett ikke de nye formuleringenes nøyaktige ordlyd, men om de følges opp i praksis. Alle tre områder, universell utforming for å ivareta personer med funksjonsnedsettelser, innebyggede og automatiserte arkivfunksjoner og reell kommunal medvirkning og innfyltelse, er hensyn det er lett å "glemme" og i realiteten se bort fra når jobben skal gjøres. Det blir spennende å se hva regjeringen gjør får å sørge for at det ikke skjer.

Fra kalveskinn til datasjø - ny arkivlov

Tittelen på verket er "Fra kalveskinn til datasjø.  Et såpass visjonært navn på noe så formelt som en lovutredning forteller at dette handler om et tema der det finnes både svært lange historiske linjer, men også noen svært dagsaktuelle problemstillinger knyttet til digitalisering og bruk av informasjon.

Et arkivlovutvalg, nedsatt av regjeringen i september 2017, har utarbeidet et utkast til en ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, som er ment å avløse dagens arkivlov fra 1999. De overleverte i dag sin utredning til kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande og til meg, som representant for KMD. Og symbolsk nok fikk vi utredningen oversendt digitalt til smarttelefonene våre fra utvalgsleder Christian Reusch.

Jeg har gjort mye forskjellig i politikken, men dette er første gang jeg tar imot en NOU. Og i dette tilfellet en viktig og nødvendig lovutredning som blant annet skal tilpasse arkivlovgivningen til dagens digitale saksbehandling og kommunikasjonsformer i både offentlig forvaltning og i samfunnet ellers. I innledningen i utredningen beskrives denne omstillingen, og hvilke utfordringer det gir for arkiv og dokumentasjon i virksomhetene, slik:

"Digitaliseringen får offentlige og private virksomheter til å arbeide på andre måter enn før. Digitalisering er mer gjennomgripende enn at A4-brev framstilles som PDF eller publiseres på nettet. Med nye arbeidsformer oppstår også nye former for dokumentasjon – både av prosessene og resultatene. Dette åpner for en enda mer åpen og etterprøvbar offentlig forvaltning. Det kan gi nye muligheter for forskning og annen videre bruk av dataene. Samtidig utfordrer digitaliseringen våre etablerte arbeidsmåter og informasjonssystemer. Overgangen fra papir til digitalt har allerede funnet sted. Det får store konsekvenser for arkivsektoren. Arkivsektoren og forvaltningen må ruste seg for å håndtere hyppige teknologiskifter framover. Dersom vi ikke tar tak i utfordringene som digitaliseringen innebærer, kan resultatet bli dårligere dokumentasjon, mindre åpenhet og innsyn, og i siste instans, arkivtap."

Utvalget har sett på og vurdert hele bredden av ulike problemstillinger som dette lovverket skal ivareta, inkludert viktige grenseflater mot personopplysningloven, forvaltningsloven og offentligloven. Et eksempel på det siste er problemstillinger rundt begreper som journalføring og postjournal i en digital tidsalder der vi bruker langt flere kommunikasjonskanaler enn før og også kan ha langt mer automatiserte systemer for datafangst og dokumentasjon. Nettavisen M24 skriver om dette i sin dekning av utvalgets forslag idag. Det samme gjør nettavisen Journalisten, som ønsker disse drøftingene velkommen. 

Jeg har foreløpig ikke rukket å lese hele dokumentet, som er på over 290 sider, og ser frem til å ta et dypdykk ganske snart. Etter å ha hørt utvalgets gode presentasjon i dag forstår jeg at det blir mye spennende å følge opp her, inkludert anbefalingene om hvordan loven skal endres for å håndtere dokumentasjon og etterprøvbarhet ved automatisert saksbehandling, hvordan lovverket skal legge til rette for sikker bruk av nettsky og hvordan forholdet til GDPR, EUs personvernregelverk, skal ivaretas på en god måte.

Og for de som lurer på hvor de skal begynne å lese, og synes 290 sider med lovutredning høres litt voldsomt ut, er mitt beste råd å starte med kapittel 2  Sammendrag, der de viktigste problemstillingene og forslagene blir beskrevet i mer kompakt form.