Digitaliseringsrundskrivet

I arbeidet med å fornye, forenkle, forbedre og digitalisere offentlig sektor finnes det to viktige virkemidler som kanskje ikke er så godt kjent utad, men som er viktige redskaper for å sikre gjennomføringskraft og sammenheng på tvers i offentlige virksomheter. Begge disse virkemidlene besluttes på slutten av året og legger føringer for hva offentlig sektor skal prioritere i det kommende året.

Det ene vi gjør på denne tiden av året er å sende ut Digitaliseringsrundskrivet, som beskriver seg selv på følgende måte:

"Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. Rundskrivet beskriver også prosessen knyttet til Kommunal- og moderniseringsdepartementets (KMD) vurdering av IKT-relaterte satsingsforslag til 2018-budsjettet. Rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter."

Dokumentet er ikke et forsøk på å detaljstyre de enkelte virksomhetene, eller en katalog over alle prosjektene som gjennomføres i sektorene, men er en tydeliggjøring av hva det er viktigst at alle i staten er med på å gjennomføre i året som kommer.

Første punkt i digitaliseringsrundskrivet handler om hvordan vi konkretiserer prinsippet om digitalt førstevalg, gjennom et krav om at alle departementer skal kartlegge hvilke tjenester det gjenstår å digitalisere og hvilke tjenestekjeder, for eksempel der både stat og kommune begge har et ansvar, som egner seg for utvikling av mer brukervennlige digitale tjenester. Andre punkt konkretiserer kravet statlige virksomheter har om å bruke digital postkasse til innbyggerne. Det punktet er blitt enda tydeligere enn tidligere. Tredje punkt handler om kravet til at offentlige virksomheter skal bruke elektronisk faktura til både bedrifter og privatpersoner. Fjerde punkt handler om at offentlige data skal tilgjengeliggjøres i maskinlesbart format slik at de kan gjenbrukes av andre, for eksempel av bedrifter som lager nye og innovative tjenester. Og femte punkt handler om kravene til internkontroll som gjelder for all statlig forvaltning på informasjonsikkerhetsområdet, der det er lenket til handlingsplanen for informasjonssikkerhet i statsforvaltningen.

Neste del av digitaliseringsrundskrivet gir noen føringer om hvordan virksomhetene skal gjennomføre digitaliseringen. Rundskrivet sier noe om plikten til å hjelpe og veilede brukerne når de skal ta i bruk digitale løsninger og det står noe om ansvaret for å gjenbruke informasjon man allerede har, i stedet for å spørre på nytt om ting man allerede vet. Videre er det et punkt om at man må bruke de nasjonale fellesløsningene som allerede finnes, som ID-porten, AltInn og digital postkasse til innbyggerne. Et punkt beskriver virksomhetenes ansvar for å følge obligatoriske standarder der slike finnes. Og det er et krav om at statlige virksomheter må gjøre en vurdering av hva virksomheten skal gjøre selv og hva eksterne kan gjøre på en bedre måte, inkludert et eget punkt om å vurdere bruk av skytjenester.

Regjeringens digitale agenda har også løftet frem noen andre viktige områder som har funnet veien inn i digitaliseringsrundskrivet slik at alle statlige virksomheter følger dem opp videre. Det gjelder prinsippet om innebygget personvern i IT-løsningene vi tar i bruk og de fem prinsippene som bør legges til grunn for digitaliseringsprosjekter i staten for å redusere risikoen for overskridelser og problemer i gjennomføringen.

Vi har også tydeliggjort ansvaret for gevinstrealisering i digitaliseringsprosjektene, omtalt rollen til det nye digitaliseringsrådet og, sist men ikke minst, tydeliggjort ansvaret statlige virksomheter har for å samordne sine tiltak med kommunesektoren, noe mange de siste årene har vært opptatt av at vi må løse på en bedre måte. I rundskrivet sier vi at:

"Virksomheter som forbereder IKT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med kommunenes interesseorganisasjon KS. Eventuelle samarbeid håndteres mellom KS og den aktuelle statlige virksomhet. KMD gjør oppmerksom på at virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, må ta høyde for kommende endringer i kommunestrukturen, og sørge for at systemene er tilstrekkelig fleksible. For oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, skal statlige virksomheter ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige digitale løsninger som også kommunesektoren kan bruke."

Siste del av digitaliseringsrundskrivet handler om finansieringen av IKT-prosjekter i staten. De fleste IKT-utgifter i staten håndteres innenfor egen budsjettramme i virksomhetene, men når en virksomhet skal gjennomføre noe det ikke er rom for innenfor egen ramme er det tre andre måter å finansiere IKT-prosjekter, og som er omtalt i rundskrivet. For det første kan man fremme et satsingsforslag i statsbudsjettprosessen. Rundskrivet omtaler hvordan nye satsingsforslag håndteres for å få en samlet oversikt som gjør det mulig å prioritere på tvers av sektorene. For det andre kan man bruke den nye medfinansieringsordningen for små og mellomstore digitaliseringsprosjekter som allerede har fått fram mange gode prosjekter med høy samfunnsøkonomisk gevinst. Og for det tredje er det en omtale av hvordan en statlig virksomhet har mulighet til å overskrive driftsbevilgningen i et budsjettår, og bruke midlene til investeringer, dersom man dekker det inn igjen over driftsbudsjettet i løpet av tre år.

Hensikten med disse felles prioriteringene og føringene er som sagt å fornye, forenkle og forbedre offentlige sektor. Både ved å skape bedre tjenester som forenkler hverdagen for innbyggere og næringsliv, men også ved å øke produktiviteten og få mer ut av ressursinnsatsen. Og her er vi ved det andre verktøyet i verktøykassen. Det andre virkemiddelet handler om at alle statlige virksomheter er bedt om å redegjøre for de produktivitetsøkende tiltakene de gjennomfører i 2017. Det gjelder både digitaliseringstiltak og andre tiltak de gjennomfører for å jobbe smartere og få mer effekt ut av ressursinnsatsen. På Kommunal og moderniseringsdepartementets nettsider sier vi dette om den fellesføringen alle statlige virksomheter, på tvers av sektorene, skal følge opp i året som kommer.

"Regjeringen ber også alle statlige etater om å arbeide systematisk med å øke produktiviteten. Resultatene av digitalisering, omorganiseringer, prosessforbedring og annen bruk av teknologi skal rapporteres i årsrapporten for 2017. Formålet er å identifisere gevinstene slik at regjeringen kan flytte ressurser til andre viktige formål. Dette går frem av de nye fellesføringene, oppgaver regjeringen pålegger alle statlige etater i landet. – Vi trenger mer kunnskap om resultatene slik at vi kan frigjøre mer ressurser til viktige oppgaver som skole, helse og omsorg, sier kommunal- og moderniseringsminister, Jan Tore Sanner."