Fem prinsipper for visualisering av prosesser

Min dyktige Halogen-kollega og designer Natalia Agudelo er ekspert på å skaffe innsikt i og beskrive visuelt hva virksomheter egentlig gjør i arbeidsprosessene sine. Hva man faktisk gjør  på tveres av avdelingene, i stafettpinneoverleveringene, og som kanskje ikke er helt slik i den virkelige verden som de styrende dokumentene beskriver. Og hva man gjør i prosesser som involverer leverandører, kunder og partnere.

Natalia har skrevet en god og nyttig artikkel på Halogens nettsted om bruk av visuelle verktøy for å beskrive en arbeidsprosess. Artikkelen heter "Prosesskartlegging fra et designperskpektiv: Fem prinsipper for å utvikle det riktige kartet". En prinsippiell tilnærming til hvordan man går fram for å få det man ønsker ut i den andre enden. Så det er bare å klikke på lenken og lese og de fem prinsippene og se noen gode eksempler på bruken av dem.

Prosesser, prosjekter og strategier

Jeg er blitt mer og mer overbevist om verdien av slike visuelle hjelpemidler for å forstå og kunne ha gode samtaler om hva man egentlig gjør, hvordan ting henger sammen og hvor man skal i fremtiden. Det som skal fremstilles kan være målbilder og strategier, det kan være til hjelp i komplekse prosjekter med mange aktører som skal få til noe sammen, eller det handler om å forstå og forbedre arbeisdprosesser i egen virksomhet og verdikjeder med andre. De visuelle fremstillingene tilfører noe det ikke er mulig å oppnå gjennom bare tall eller tekst, som pleier å være det foretrukne formatet.

Men hva er nå egentlig en "arbeidsprosess"? Folk som ikke jobber i en virksomhet av en viss størrelse  lurer gjerne litt på dette mystiske ordet som folk i store bedrifter og offentlig sektor snakker om som forklaringen på driver med. Og på godt og vondt er det jo slik at "arbeidsprosesser" definerer "slik gjør vi det hos oss". Det finnes innkjøpsprosesser, produksjonsprosesser, transport- og logistikkprosesser, og personalprosesser. I departementenes liv finnes det en statsbudsjettprosess og r-notatprosesser, som er innrammet av klare regler og prosesstrinn. Helsesektoren har mer eller mindre strengt definerte pasientforløp. Og kommuner har sine samfunnsplan- og reguleringsplanprosesser og byggesaksprosesser. For å nevne noen eksempler.

Så er problemet ofte at når det er omfattende arbeidsprosesser med mange aktører og mange trinn, så kjenner hver enkelt sin egen del svært godt, men vi har ikke nødvendigvis så god oversikt over hva aktørene i andre deler av arbeidsprosessen gjør, og hvorfor. Da kan endringer i en del av prosessen få konsekvenser man ikke hadde tenkt på. Derfor, sier Natalia:

"Kartene vi utvikler har klare formål: De skal forankre en felles situasjonsforståelse (enten målet er å kartlegge forbedringsområder eller å peke ut retningen når beslutninger allerede er tatt), legge til rette for samtaler på tvers av fagmiljøer, gi beslutningstakere et konkret referansepunkt, og fungere som et oppslagsverk etter at prosjektteamet er oppløst og prosjektet er avsluttet."

Fem prinsipper 

Det finnes ikke en felles standard for gode kart over alle typer arbeidsprosesser, til det er prosesser for forskjellige. og hva man ønsker å bruke beskrivelsene til vil også være ulike. Noen skal finne ut hva de egentlg gjør i dag, noen skal beskrive det de vet på en slik måte at de kan gjøre endringer, og noen har en ambisjon om å beskrive et eller flere scenarioer for en fremtidig måte å gjøre ting på, for eksempel fordi de skal ta i bruk nye teknologiske muligheter. 

Men tross disse ulikhetene er det mulig å ha noen felles prinsippe for hvordan man gjør det, mener Natalia, basert på masse egne erfaringer med visualiseringer av arbeidsprosesser av mange ulike slag. Natalia tar til orde for at vi bruker disse fem prinsippene, og her har jeg forkortet litt:

1. Finn den røde tråden som skal være den bærende logikken og binder det hele sammen. I mange prosesser er det datareisen. I en statsbudsjettprosess eller mange andre budsjettprosesser er det kalenderen. Hvor flere team skal beskrive en helt ny og fremtidig løsning kan et eller flere scenarioer fungere best som den røde tråden.
2. Finn fortellingen i form av et representativt eksempel som kan bære det hele, men være eksplisitt på hva som utelates. Også prosesser har sine varinter, avvik og særordinger, og det er viktig å være bevisst på hva avgrensningene innebærer.
3. Start før "start" og slutt etter "slutt". I den forstand at de fleste prosesser formes av beslutninger og rammevilkår som er lagt lenge før arbeidet starter, og måten vi gjennomfører arbeidsprosesser på har konsekvenser som kan vise seg etterpå og på andre områder. Slike årsaker og virkninger kan det være viktig å ha med informasjon om i kartet.
4. Finn riktig oppløsning for leseren. Skal det være fire eller førti steg? Deltajeringsnivået kan lett blir for høyt, slik at vi drukner i detaljer, eller for overordnet, slik at vi ikke forstår hva som egentlig skjer. Her er det lurt å være opptatt av hva resultatet skal brukes til av leseren.
5. Finn rett format basert på hvordan det skal brukes. Skal det henges på en vegg og informere en samtale i en ledergruppe eller et team som skal jobbe sammen fysisk? Eller skal det jobbes med digitalt på bærbare PCen? 

Artikkelen er avslutningsvis utstyrt med tre konkrete eksempler på visuelle prosesskartlegginger som nettopp er basert på tre ulike råde tråder, og dermed også ulike valg når det gjelder de øvrige prinsippene. Et handler om dataflyt fra planlegging til faktura. Et handler om kalenderen som den råde tråden. Og det siste handler om å bruke et fremtidsscenario for å beskrive en ny leveransemodell. Eksemplene beskriver hvordan og hvorfor konkrete kontekster og brukerbehov har ført til at det er blitt valgt ulike kombinasjoner av prinsipper