Tjenestedesign for et bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær

Kan tjenestedesign brukes som verktøy for et bedre arbeidsmiljø og redusert sykefravær og frafall? Det mener i hvert fall kommunenes interesseorganisasjon KS og Halogen som sammen her utarbeidet metoder og verktøy for å jobbe med et inkluderende arbeidsliv i sykehjem. 

Litt kontekst først: Partene i arbeidslivet og staten har i over 20 år hatt avtaler om inkluderende arbeidsliv - IA-avtaler - som har introdusert ulike tiltak for å redusere sykefravær og frafall, og lagt til rette for ulike inkluderingstiltak i arbeidslivet. Den siste IA-avtalen gjelder fra 2019 og skulle gjelde ut 2022, men på grunn av pandemien ble dette arbeidet nokså annerledes enn planlagt og avtalen ble nylig forlenget til 2024.

Det overordnet målet for IA-avtalen er at "så mange som mulig kan arbeide så mye så mulig, så lenge som mulig". Og den slår fast at det viktigste arbeidet for å oppnå disse målene skjer lokalt, i den enkelte virksomheten. Det er virksomhetenes egen innsats for et bedra arbeidsmiljø som best bidrar til å forebygge og redusere sykefravær og frafall og legger til rette for inkludering. Så skal trepartsamarbeidet nasjonalt understøtte dette arbeidet.

Et viktig virkemiddel i IA-avtalen i inneværende periode har vært egne bransjeprogrammer for bransjer og sektorer  med et særlig potensial for å redusere sykefravær og frafall, og bransjer som vurderes som særlig utsatt for omstilling. Felles for bransjene som har egne bransjeprogrammer er også at de ikke er typiske kontorarbeidsplasser med fast arbeidstid, men for eksempel bransjer med turnusordninger som gjør det vanskelig å samle alle ansatte samtidig, eller andre forhold ved virksomheten som gjør at man må finne tilpassede arbeidsmåter og virkemidler. 

En av disse bransjene med et eget IA-bransjeprogram er sykehjem der KS og Halogen har utviklet et opplegg sammen med ansatte og ledere i virksomhetene som beskriver utfordringene, skape skreddersydde løsninger, og teste hva som virker og ikke virker. Opplegget som gjennomføres som fem verksteder, er beskrevet på denne nettsiden til KS: Oss og vårt- verksteder for et bedre arbeidsmiljø. 

På den samme nettsiden til KS finner man også heftet "Tjenestedesign for en bedre arbeidshverdag - Rapport fra arbeidet med å bruke tjenestedesign for å styrke arbeidsmiljøet og redusere sykefravær i sykehjem." som beskriver tjenestedesignernes erfaringer med å jobbe med bransjeprogram sykehjem.  I innledningen skriver de:

Ett av tiltakene bransjeprogram sykehjem har benyttet er tjenestedesign. Tjenestedesign er en åpen, systematisk og eksperimenterende tilnærming for å designe helhetlige, forståelige og attraktive brukersentrerte tjenester. Tjenestedesign er godt egnet for å forstå opplevelsene og perspektivet til de som yter tjenestene. Bransjeprogrammet har hatt to hovedmål med å bruke tjenestedesign: 1) tilføre programmet kunnskap om hvordan det står til hos sykehjemmene (både generelt og spesielt under en pandemi), og 2) utvikle et konsept for “morgendagens IA-arbeid i sykehjem”. Denne rapporten dokumenterer tjenestedesignernes erfaringer fra arbeidet med å nå de to målene."

Ti sykehjem i fire kommuner ønsket å bruke tjenestedesign til å utvikle tiltak gjennom bransjeprogrammet. Designerne fikk komme innenfor dørene og oppleve hverdagen i sykehjemmene, også under pandemien og testet metoder som kunne gi ansatte på sykehjem bedre måter å arbeid med eget arbeidsmiljø og erfare hva som fungerte godt og mindre godt. Målet med dette arbeidet var ikke bare å lage noe som fungerer på ti sykehjem, men å bruke erfaringene til å lage noe som kan brukes og deles av langt flere:

"For at verdien fra innsikten og erfaringene skulle komme flere til nytte, fikk vi også i oppdrag å utvikle noe som kunne spres og tas i bruk av alle sykehjem i Norge. Resultatet har blitt verktøyet "Oss og vårt", en lavterskel og klart definert prosess for at ansatte i sykehjem skal arbeide med eget arbeidsmiljø. Oss og vårt består av 5 arbeidsmøter med tilhørende arbeidsark og veiledere, og kan lastes ned og tas i bruk av alle som ønsker."

Jeg tenker at noe av verdien i dette arbeidet også bør være å spre kunnskap og dele erfaringer enda bredere, og helst også på tvers av ulike bransjer og mellom de ulike bransjeprogrammene. Det er naturligvis forskjeller mellom sykehjem, sykehus, barnehager, busstransport og næringsmiddelindustri, men sannsynligvis er det også mange fellestrekk, noen utfordringer som ligner på hverandre og mye man kan lære av hverandre. Og gevinstene ved å finne de gode svarene i IA-arbeidet er enormt store, både for den enkelte, for virksomhetene og for norsk økonomi.