Riksrevisjonsrapporten om "Habilitet og anskaffelser i Statsbygg" kom for noen uker siden og har undersøkt om tingene er i orden når det gjelder habiliteten til ansatte i Statsbygg som er involvert i anskaffelser. Eller mer presist: Om rutinene og systemene som skal avsløre at noe ikke er i orden, er i orden. Jeg synes det er mye interessante funn i rapporten, og de peker på viktige svakheter, men er kanskje litt ufullstendig når det gjelder å trekke opp bedre svar.
Bakgrunnen for Riksrevisjonens undersøkelse er en serie medieoppslag våren 2024 om mangelfulle rutiner og mulig inhabilitet hos nøkkelpersoner i Statsbygg. Rapporten bekrefter at dette er et problem. Den går ikke inn på konkrete enkeltpersoners habilitet i forhold til konkrete leverandører, men er mest opptatt av å finne ut av om rutiner og systemer for dokumentasjon som sikrer nødvendig kontroll og etterprøvbarhet er på plass.
Informasjonshull
Utfordringen min når jeg leser denne rapporten er at jeg synes jeg får for lite informasjon om to viktige ting. Det ene er at selv om det blir beskrevet hvordan er en rekke anskaffelser mangler tilfredsstillende dokumentasjon, så kommer ikke undersøkelsen til bunns i hva konsekvensene av dette har vært. Er det feil som skyldes at det glipper på grunn av dårlig tid? dårlige systemer? dårlig oppfølging fra ledere? Eller er det tilfeller av inhabilitet, uheldige koblinger til leverandører og mulig korrupsjon? Dette har ikke Riksrevisjonen hatt tid og ressurser til å gå dypere inn i.
Det andre problemet er om disse de rutine-, dokumentasjons- og etterprøvbarhetsproblemene som er avdekket i Statsbygg er særegne for Statsbygg, eller om det er et mer generelt problem i at det mangler et godt digitalt system for dokumentere offentlige anskaffelser, både på prosjektnivå og aggregert nivå. Slik at vi vet hvem som kjøper hva av hjem og hvordan resultatene av all denne anskaffelsesvirksomheten blir for samfunnet. En slik mangel bidrar til at vi ikke har den ønskede åpenheten.
Om Statsbyggs rolle
Men først litt om Statsbyggs rolle og hvorfor orden og etterprøvbarhet i offentlige anskaffelsesprosesser er spesielt viktige der. Statsbygg er underlagt Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet. Formålet til Statsbygg er å skaffe til veie og forvalte lokaler for statlige virksomheter i sivil sektor. De planlegger, organiserer og gjennomfører byggeprosjekter på vegne av staten. I tillegg er Statsbygg ansvarlig for å forvalte, drifte og gjennomføre verdibevarende vedlikehold av eiendommer som inngår i den statlige husleieordningen, og eiendommer som mottar bevilgninger fra statsbudsjettet.
Denne rollen gjør at anskaffelser utgjør omkring 80 prosent av alle Statsbyggs kostnader og investeringer. Statsbygg har opplyst til Riksrevisjonen at de har regnskapsført kjøp av varer og tjenester for i underkant av 18 milliarder kroner i perioden 1. januar 2023 til 31. mai 2024, perioden denne undersøkelsen dekker. Riksrevisjonen skriver også at:
"Statsbygg skal følge de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet i anskaffelsene sine. Brudd på disse prinsippene kan undergrave offentlige tjenester, påvirke kostnadseffektiviteten negativt og øke risikoen for korrupsjon. Dersom Statsbygg ikke følger reglene for offentlige anskaffelser kan det få betydelige konsekvenser for økonomien og omdømmet til virksomheten. Ifølge anskaffelsesforskriften skal Statsbygg etablere egnede tiltak for å forebygge, identifisere og avhjelpe tilfeller av inhabilitet i gjennomføringen av anskaffelser."
"Den 15. november 2024 opplyste Statsbygg i møte med Riksrevisjonen at de hadde gjennomført flere anskaffelser som ikke var inkludert i oversikten over inngåtte kontrakter de hadde sendt oss tidligere. Dette er anskaffelser som er gjort som fritekstbestillinger. Det vil si at anskaffelsene er opprettet som bestillinger som ikke er knyttet til en registrert avtale i bestillingssystemet, og der arkivreferansen knyttet til anskaffelsen skal registreres manuelt i bestillingen. Det var i alt 2 211 slike fritekstbestillinger som ikke var identifisert tidligere i revisjonen. Disse anskaffelsene inngår ikke i kontrollutvalget vårt."
343 av den opprinnelige gruppen på 490 ble deretter fulgt opp med en egen kontroll av om det foreligger anskaffelsesprotokoll, om habiliteten til de som har deltatt i evalueringen er vurdert, at protokollen er signert av minst to personer osv. Basert på dette kommer Riksrevisjonen med kritikk på tre punkter: For det første har det ikke vært gode nok rutiner for å dokumentere hvilke personer som har vært involvert i anskaffelsesprosessene. For det andre at det svakheter i rutinene som skal dokumentere at habiliteten de som har vært med har vært vurdert i anskaffelsesprosessen.
Ikke-etterprøvbare fritekstbestillinger
Og for det tredje blir det pekt på at det i flere anskaffelser er vanskelig å etterprøve habiliteten i ettertid. Det er også her de nevnete 2211 fritekstbestillingene som ble oppdaget kommer inn. Her skriver Riksrevisjonen i rappporten at:
"Fritekstbestilling er en bestilling som ikke er knyttet til en registrert avtale. I en fritekstbestilling skal arkivreferansen til underliggende dokumentasjon legges inn i et fritekstfelt manuelt. Det er imidlertid mulig for saksbehandleren å gjennomføre bestillingen uten å gjøre dette. Ifølge Statsbygg er dette en utfordring siden det medfører en risiko for at eksterne og interne regelverk ikke blir fulgt. 1 003 av de 2 211 fritekstbestillingene i perioden 1. januar 2023 til 31. mai 2024 mangler arkivreferanse til underliggende dokumentasjon. Dette betyr at det er vanskelig å etterprøve disse anskaffelsene, både generelt sett og om habiliteten er ivaretatt. Totalt utgjør anskaffelsene 255 millioner kroner."
Jeg er helt sikker på om jeg forstår rekkevidden av det som står her, men jeg tror det står at det er anskaffelser for 255 millioner kroner som det rett og slett ikke lar seg gjøre å kontrollere fordi de mangler en referanse og at det derfor er umulig å finne underliggende dokumentasjon. At noe ikke er dokumentert behøver ikke bety at det har skjedd noe galt, men vi vet ikke helt sikkert. Det har ikke Riksrevisjonen kunnet undersøke. Det som heller ikke er klart for meg er hvor og hvordan en slik "fritekstbestilling" blir gjort, og om det blir sett på som et alvorlig brudd på regelverket, eller om det er blitt normalt fordi man har dårlig tid og man mangler en bedre måte å gjøre det på.
Tiltak
Jeg leser derfor denne Riksrevisjonsrapporten som at Statsbygg gjør seg skyldige en kombinasjon av å ha rutiner som egentlig finnes, men som i mange tilfeller ikke etterleves, og heller ikke etterprøve, mens det på andre områder mangler gode rutiner for dokumentasjon og kontroll. Det er huller, og disse blir beskrevet i rapporten. Noen av disse manglene har i følge riksrevisjonsrapporten blitt tettet i den forstand at det kommet på plass noen nye tiltak i 2024, men det er for tidlig å si om de virker som forutsatt.
Det er imidlertid gjennomgående slik at Riksrevisjonsrapporten bare omtaler ulike titak internt i Statsbygg, i form av aksjeforbud, internt etterlevelsesutvalg, digitalt habilitetsverktøy, rutine for egenerklæring av habilitetsvurderinger og nye veiledere, for å nevne noen. Alt det er vel og bra, men burde ikke problemene som er belyst også reise spørsmål om det trengs et bedre system for å få data og innsikt om offentlige anskaffelser mer generelt i staten, og ikke bare i Statsbygg? Verktøy som gjør det er mer effektivt å gjør ting riktig. Og gjerne også bedre innsikt på anskaffelsområdet ut over evaluering av tilbydere i en konkret ansettelsesprosess i form av informasjon som også gir myndigheter og samfunn bedre innsikt om det er endringer etter at kontrakt er inngått, og om hvordan regnskapstallene ser ut til slutt.
Jeg vet fra et arbeid et annet arbeid Halogen har gjort og jeg har deltatt i, på oppdrag fra Digitaliserings- og forvlatningsdepartemetnet,om åpenhet i offentlig forvaltning og Norges arbeid i Open Govenment partnership (OGP), at et system for åpne og pålitelige data i offenltige anskaffelser er løftet fram som en prioritert sak i norske handlingsplaner. Med bedre data kunne vi fått bedre besluninger og lettere avslørt når noe ikke er i orden. Spørsmålet er om ikke arbeidet med å utvikle et slikt digitalt system for domumentasjon av prosessene og tilgang til mer data, på tvers av virksomheter, kunne bidratt til å gjøre jobben enklere, også for Statsbygg.
Ingen kommentarer :
Legg inn en kommentar