Systemdesign for offentlig forvaltning

Systems Thinking for Civil Servants

For noen uker siden presenterte den britiske regjeringens nettsider noen nye beskrivelser av metoder og verktøy for innovasjon i offentlig forvaltning. En slags systemdesign for byråkrater, om man vil. Som er til nytte når utfordringene man skal løse går på tvers av virksomheter, sektorer og forvaltningsnivåer, og er "systemiske" i sin natur, ved at de ikke lar seg løse av et enkelt tiltak, en "beste praksis" eller av en ny ekspertutretning, men krever at man ser og jobber med mange ulike ting i sammenheng.

Det er Government Office for Science i UK som har  utgitt "Systems thinking for civil servants", som består av i alt fire hefter med beskrivelser av metoder og verktøy for systeminnovasjon og systemdesign. Det første heftet, en ganske kort introduksjon til hva dette er og hvorfor det er viktig nettopp i offentlig forvaltning og tjenesteproduksjon, heter "Introduction to Systems Thinking for Civil Servants: Driving Improved Outcomes in Complex Situations". Der skriver de:

"Government faces many challenges. Some of these are simple, where the objectives are clear, stakeholders’ motivations align and possible solutions are relatively easily evaluated and implemented. However, many challenges, such as Levelling Up, can be difficult to define and understand, and ways of influencing them to improve outcomes are hard to design, evaluate and implement. Such challenges and opportunities involve many people and organisations with competing priorities and have a bearing on many adjacent policy areas. The success of an intervention often relies on collective action taken across boundaries. No single individual, agency or department can tackle a complex problem alone. Nor should they have to. Civil servants need different tools and approaches to deliver desired outcomes in these complex situations – a systems thinking approach"

Andre hefte heter "The Civil Servant’s Systems Thinking Journey: weaving systems thinking throughout the policy design process" og går mer i dybden på hva slags prosess man gjennomfører når man står overfor denne type utfordringer. Den beskriver en rekkefølge i en slik prosess for systemorientert innovasjon på denne måten:

1. understanding the system and identifying the right problem to solve 

2. using this knowledge to confirm your goals 

3. co-designing and testing a range of possible interventions 

4. refining the best of these to implement appropriate outcomes, with a plan to monitor and evaluate their performance

Noe av det mest sentrale er at man ikke begynner med tiltaket (for eksempel en bestemt digital løsning). Først finner man ut hvilket problem man egentlig skal løse (og tar dermed det som også står i den norske utredningsinstruksen, seks spørsmål som med besvares i alle statlige tiltak på alvor) Så indentifiserer og vurderer man ulike konseptuelle måter å løse det på, der man også er opptatt av hvilke utfordringer og hindringer for gjennomføring som ligger der, også de av systemisk karakter, før man bestemmer seg for en fremgangsmåte. En interessant del av dette britiske opplegget er hvordan det legger vekt på testing og utprøving av ulike del-løsninger underveis, der dette er mulig.

Hefte tre heter "Systems thinking: An Introductory Toolkit for Civil Servants" og presenterer 11 ulike design- og visualiseringsverktøy med tilhørende maler og med beskrivelser om hvordan man kan bruke dem. Dette er ikke en verktøykasse for design-spesialister, men noe som er ment å brukes av byråkrater flest, det vil si ansatte i offentlig forvaltning og -tjenesteproduksjon som skal løse utfordringer som er komplekse fordi de går på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Og fordi dersom du gjør noe et sted i systemet så risikerer det å få konsekvenser andre steder du ikke har tenkt på. Da er det lurt å ha gjort en kartleggingsjobb på forhånd.

Det siste heftet er noe så spennende som en eksempelsamling med eksempler på hvor en systemorientert designtilnærming er blitt brukt i konkrete offentlige utfordringer. Det heter "Systems Thinking Case Study Bank". Her er det både klima- og bærekraftsutfordringer, utfordringen med å lage et bedre skattesystem, bedre metoder for prioriteringer i universitetssektoren og bedre måter å hjelpe personer med sammensatte sosiale, økonomiske og helsemessige utfordringer der man aldri finner et virkemiddel som løser alt. De som er utfordret til å si noe om prosjektene i eksempelsamlingen er bedt om å si noe om hvorfor og hvordan de brukte en systemorientert tilnærming og om både positive og negative erfaringer. Slik at andre kan lære av erfaringen som er gjort og bygge videre på dem.