mandag 20. november 2017

Digitaliseringsprosjekter og gordiske knuter

Lenke til Erfaringsrapport 2017 her
Hvordan går det egentlig med digitaliseringsprosjektene i offentlig sektor? For noen år siden var vel inntrykket mange hadde at statlige ikt-prosjekter vanligvis endte opp hos Riksrevisjonen og hos kontrollkomiteen i Stortinget. Ja, noen foreslo i fullt alvor at det Norge trengte mest av alt var en egen havarikommisjon for offentlige ikt-prosjekter.

En slik havarikommisjon ville ikke hatt så mye å gjøre de siste årene. Prosjektene har gått etter plan. Mange store prosjekter er delt opp i mindre og mer håndterbare deler, der man lettere kan justere kursen og gjøre endringer hvis noe går galt. Innovasjonsgraden er ikke lavere enn før, men hvis man feiler er det bedre å feile raskt og billig. Vi har også brukt tid på å styrke ikt-kompetansen hos toppledere. Og finansieringsmekanismer som medfinansieringsordningen favoriserer i større grad små og mellomstore prosjekter.

Og i stedet for å studere havarier i etterkant har vi vært opptatt av å etablere et Digitaliseringsråd med eksterne medlemmer som kan gi gode råd til virksomhetene som skal gjennomføre digitaliseringsprosjekter før de setter igang for fullt, slik at vi kan stille nødvendige spørsmål og lære av andres erfaringer, og gjøre endringer i tide.

Digitaliseringsrådet ble etablert i januar 2016 og har vurdert statlige digitaliseringsprosjekter  i snart to år. Derfor er deres Erfaringsrapport 2017 svært interessant lesing. Den bekrefter at mye er blitt bedre, blant annet på grunn av Digitaliseringsrådet selv. Men de har synspunkter på flere ting som kan og bør gjøres enda bedre enn i dag. De innleder rapporten med å si dette om arbeidet sitt:

"Digitaliseringsrådet gir støtte til ledere når de skal gjøre strategiske veivalg i sitt digitaliseringsarbeid. Vi har behandlet 26 prosjekter og programmer siden oppstarten i januar 2016. Til sammen har vi gitt 199 konkrete anbefalinger. Ordningen er frivillig, så de som tar kontakt med oss, gjør det fordi de er nysgjerrige på andres erfaringer og åpne for våre innspill. Alle ønsker å lykkes, og vi har møtt veldig mange kompetente og engasjerte virksomhetsledere, IT-ledere og prosjektledere med et sterkt eierskap til prosjektene sine. Samarbeidet med dem har lært oss mye som vi gjerne vil dele med flere, blant annet gjennom denne rapporten."

Prosjektstørrelsen varierer fra ca. 10 millioner til over 600 millioner kroner. Mens den gjennomsnittlige kostnaden for prosjektene er 114 millioner kroner er den gjennomsnittlige gevinsten 394 millioner. De 26 prosjektene er fra 12 departementer, men halvparten av dem kommer fra Næringsdepartementet (NHD) og Justisdepartementet (JD). Rapporten gir noen veldig interessante beskrivelser av hvilke problemstillinger virksomhetene i utgangspunktet ønsker å diskutere med Digitaliseringsrådet, og hvordan rådets anbefalinger ofte kommer på litt andre områder:

"Digitaliseringsrådet har til sammen gitt 199 konkrete anbefalinger til virksomhetene. Behov, mål og løsning er det temaet vi gir flest råd om, slik det også var da vi kom med den første erfaringsrapporten vår. Mer konkret dreier temaet seg om virksomhetene har en klar forståelse av hvem brukerne er, og hvilke behov de har, om de har formulert konkrete mål, og om den nye løsningen bidrar til å oppfylle målene. Nest flest anbefalinger gir vi om prosjektorganisering og -styring. Dette temaet handler blant annet om å organisere prosjektet med klare styringslinjer, roller og ansvar."

Basert på erfaringene så langt gir Digitaliseringsrådet oss også noen mer generelle råd om hvor utfordringene ser ut til å være størst i statlige ikt-prosjekter. De kaller slutten av rapporten "Gordiske knuter i digitaliseringsprosjekter", og beskriver tre slike knuter som de med nødvendig makt og innflytelse må hugge over, slik Alexander den store gjorde det med knuten i Zevs tempel i Gordion i år 334 f.kr.

De tre gordiske knutene Digitaliseringsrådet peker på er for det første vanskeligheter med godt samarbeid på tvers av virksomheter i staten, spesielt når samarbeidet må foregå på tvers av sektorer. Det andre problemet er systematisk arbeid med gevinstrealisering i og mellom virksomhetene som digitaliserer. Og den tredje knuten er hvordan man oppnå reell fornyelse av tjenester og arbeidsprosesser, i stedet for at digitaliseringen opprettholder dagens organisering, forretningsmodeller og prosesser. 

På alle disse områdene kommer Digitaliseringsådet med både gode råd og noen gode eksempler på prosjekter og virksomheter som fått til det som er vanskelig. Men de har også noen klart formulerte synspunkter på hva både virksomhetene og ikke minst departementene må gjøre fremover for å lykkes bedre. Derfor er dette en rapport det er verdt å lese, viktig å diskutere  og nødvendig å følge opp. Det arbeidet begynte allerede da erfaringsrapporten ble lagt frem på et seminar i begynnelsen av oktober.

Her er videoer fra presentasjonene og diskusjonene på seminaret om erfaringsrapporten.