Fra kalveskinn til datasjø - ny arkivlov

Tittelen på verket er "Fra kalveskinn til datasjø.  Et såpass visjonært navn på noe så formelt som en lovutredning forteller at dette handler om et tema der det finnes både svært lange historiske linjer, men også noen svært dagsaktuelle problemstillinger knyttet til digitalisering og bruk av informasjon.

Et arkivlovutvalg, nedsatt av regjeringen i september 2017, har utarbeidet et utkast til en ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, som er ment å avløse dagens arkivlov fra 1999. De overleverte i dag sin utredning til kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande og til meg, som representant for KMD. Og symbolsk nok fikk vi utredningen oversendt digitalt til smarttelefonene våre fra utvalgsleder Christian Reusch.

Jeg har gjort mye forskjellig i politikken, men dette er første gang jeg tar imot en NOU. Og i dette tilfellet en viktig og nødvendig lovutredning som blant annet skal tilpasse arkivlovgivningen til dagens digitale saksbehandling og kommunikasjonsformer i både offentlig forvaltning og i samfunnet ellers. I innledningen i utredningen beskrives denne omstillingen, og hvilke utfordringer det gir for arkiv og dokumentasjon i virksomhetene, slik:

"Digitaliseringen får offentlige og private virksomheter til å arbeide på andre måter enn før. Digitalisering er mer gjennomgripende enn at A4-brev framstilles som PDF eller publiseres på nettet. Med nye arbeidsformer oppstår også nye former for dokumentasjon – både av prosessene og resultatene. Dette åpner for en enda mer åpen og etterprøvbar offentlig forvaltning. Det kan gi nye muligheter for forskning og annen videre bruk av dataene. Samtidig utfordrer digitaliseringen våre etablerte arbeidsmåter og informasjonssystemer. Overgangen fra papir til digitalt har allerede funnet sted. Det får store konsekvenser for arkivsektoren. Arkivsektoren og forvaltningen må ruste seg for å håndtere hyppige teknologiskifter framover. Dersom vi ikke tar tak i utfordringene som digitaliseringen innebærer, kan resultatet bli dårligere dokumentasjon, mindre åpenhet og innsyn, og i siste instans, arkivtap."

Utvalget har sett på og vurdert hele bredden av ulike problemstillinger som dette lovverket skal ivareta, inkludert viktige grenseflater mot personopplysningloven, forvaltningsloven og offentligloven. Et eksempel på det siste er problemstillinger rundt begreper som journalføring og postjournal i en digital tidsalder der vi bruker langt flere kommunikasjonskanaler enn før og også kan ha langt mer automatiserte systemer for datafangst og dokumentasjon. Nettavisen M24 skriver om dette i sin dekning av utvalgets forslag idag. Det samme gjør nettavisen Journalisten, som ønsker disse drøftingene velkommen. 

Jeg har foreløpig ikke rukket å lese hele dokumentet, som er på over 290 sider, og ser frem til å ta et dypdykk ganske snart. Etter å ha hørt utvalgets gode presentasjon i dag forstår jeg at det blir mye spennende å følge opp her, inkludert anbefalingene om hvordan loven skal endres for å håndtere dokumentasjon og etterprøvbarhet ved automatisert saksbehandling, hvordan lovverket skal legge til rette for sikker bruk av nettsky og hvordan forholdet til GDPR, EUs personvernregelverk, skal ivaretas på en god måte.

Og for de som lurer på hvor de skal begynne å lese, og synes 290 sider med lovutredning høres litt voldsomt ut, er mitt beste råd å starte med kapittel 2  Sammendrag, der de viktigste problemstillingene og forslagene blir beskrevet i mer kompakt form.